Wie doet wat: rolafbakening tussen vertrouwenspersoon, HR, ombudsfunctionaris en klachtencommissie

Rolonduidelijkheid is een van de meest genoemde knelpunten in de Nederlandse meld- en klachtinfrastructuur. De Rijksuniversiteit Groningen rapporteerde expliciet dat vertrouwenspersoon en ombudsfunctie beter moeten worden afgebakend, en de TU Delft signaleerde behoefte aan een betere rolverdeling binnen de integriteitsketen. Voor een melder is de verwarring nog groter dan voor de professionals: waar begin je met een verhaal over je leidinggevende, bij de vertrouwenspersoon, bij HR, bij het meldpunt of meteen met een klacht. In deze blog zet ik de rollen naast elkaar en beschrijf ik waar de grenzen lopen. Heldere rolafbakening is een voorwaarde voor een werkend stelsel.

De vertrouwenspersoon: naast de melder, zonder oordeel

De vertrouwenspersoon staat naast de melder en behartigt diens belang binnen de grenzen van de functie. De kerntaken volgens het functieprofiel van de LVV zijn het opvangen, begeleiden en adviseren van melders, het voorlichten van de organisatie en het gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management. De vertrouwenspersoon doet geen onderzoek, hoort geen wederpartij en geeft geen oordeel over wat er is gebeurd. Vertrouwelijkheid is het fundament: zonder instemming van de melder onderneemt de vertrouwenspersoon geen actie. Wie die grens loslaat, verliest het enige dat de functie waardevol maakt.

De LVV is daarnaast expliciet over onverenigbaarheden. De vertrouwenspersoon kan in dezelfde organisatie geen lid zijn van de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen, en moet rolverwarring met leidinggevende en HR-taken vermijden. De reden is simpel: een melder moet vrijuit kunnen spreken zonder dat zijn woorden later in een andere rol tegen hem worden gebruikt. Een vertrouwenspersoon die ook HR-adviseur is, kan die garantie niet geven, hoe integer hij ook is. Organisaties die de rollen combineren uit efficiëntie, betalen daarvoor met de bruikbaarheid van de functie.

De adviesrol richting bestuur verdient apart aandacht, omdat die vaak onderbelicht blijft. De vertrouwenspersoon ziet patronen die niemand anders ziet, en heeft de taak die geanonimiseerd te agenderen, onder meer via het jaarverslag. Dat is iets anders dan het doorspelen van casussen: het gaat om signalen op systeemniveau, zoals een afdeling waar opvallend veel meldingen vandaan komen. Strategisch adviseren vraagt organisatiesensitiviteit en een zekere onafhankelijkheid van geest, en de LVV noemt beide dan ook als kerncompetenties. Een vertrouwenspersoon die alleen casussen draait, benut de helft van de functie.

HR, ombudsfunctionaris en meldpunt: drie andere logica's

HR werkt vanuit het belang van de organisatie, en iedereen in het stelsel moet dat gegeven scherp hebben. HR adviseert de werkgever, bewaakt processen, ondersteunt leidinggevenden en speelt een rol bij eventuele arbeidsrechtelijke gevolgen van een zaak. HR is daarmee geen vertrouwelijk toevluchtsoord voor melders: wat bij HR wordt verteld, kan onderdeel worden van een personeelsdossier en van besluitvorming. Melders horen dat verschil vooraf te kennen, en de vertrouwenspersoon hoort het uit te leggen. De meeste ongelukken in dit veld beginnen met een melder die dacht een vertrouwelijk gesprek te voeren.

De ombudsfunctionaris, die vooral bij universiteiten en grote (semi)publieke organisaties voorkomt, is onafhankelijk en onderzoekt hoe de organisatie met mensen en procedures omgaat. Anders dan de vertrouwenspersoon kan de ombudsfunctionaris op eigen initiatief onderzoek doen en aanbevelingen doen aan het bestuur, ook over structurele kwesties. Anders dan de klachtencommissie geeft de ombudsfunctionaris meestal geen formeel oordeel over individuele gedragingen in een klachtprocedure. Het Groningse jaarverslag laat zien dat melders vooral behoefte hebben aan duidelijkheid over wanneer je bij welke functionaris moet zijn. Die routekaart maken is een taak van de organisatie, niet van de melder.

Het meldpunt integriteit ten slotte is de formele ingang voor vermoedens van misstanden en integriteitsschendingen. Bij het Rijk is dat belegd bij een extern meldpunt voor integriteitsschendingen en ongewenst gedrag, en voor grotere private werkgevers schrijft de Wet bescherming klokkenluiders een interne meldprocedure voor. Het meldpunt registreert, beoordeelt en zet zaken door naar onderzoek, met eigen wettelijke waarborgen voor de melder. Een melding bij het meldpunt is dus een formele stap met formele gevolgen. Wie een melder daarheen verwijst, moet dat verschil met de informele route uitleggen.

De klachtencommissie en het samenspel in de keten

De klachtencommissie is de oordeelsvormer in het stelsel. Zij toetst een formele klacht aan de regeling, past hoor en wederhoor toe, weegt wat aannemelijk is geworden en adviseert het bevoegd gezag over gegrondheid en eventueel over vervolgstappen. Bij het Rijk bestaat de commissie per zaak uit een voorzitter en twee leden, en beslist de werkgever na het advies. De commissie staat daarmee per definitie op afstand van alle partijen, ook van de melder en ook van HR. Elke schijn van vooringenomenheid of voorkennis raakt direct de houdbaarheid van het advies.

Het samenspel tussen de rollen luistert nauw, juist op de overgangen. De vertrouwenspersoon kan een melder begeleiden tot aan de klacht en tijdens de procedure als steun aanwezig zijn, maar levert geen informatie aan de commissie zonder instemming van de melder. De commissie op haar beurt gebruikt de vertrouwenspersoon niet als informele bron en HR niet als voorportaal van haar oordeel. Na afloop komt de keten opnieuw samen: het bevoegd gezag beslist, HR voert uit, en de vertrouwenspersoon blijft beschikbaar voor nazorg aan de melder. Elk van die overdrachtsmomenten hoort in de regeling beschreven te staan.

Mijn advies aan organisaties is om de rolverdeling vast te leggen in één overzicht dat voor elke werknemer begrijpelijk is. Beschrijf per functionaris wat je er kunt halen, wat vertrouwelijk is en wat een vervolg kan krijgen, en publiceer dat op een vindbare plek. Train de functionarissen bovendien gezamenlijk, want de meeste fouten ontstaan op de naden tussen de rollen en niet binnen de rollen zelf. Een gezamenlijke casusoefening met vertrouwenspersoon, HR, meldpunt en commissie legt die naden feilloos bloot. Dat is precies de reden dat wij ketensimulaties belangrijker vinden dan de zoveelste theorieles.

Dit moet je onthouden

•  De vertrouwenspersoon staat naast de melder, is vertrouwelijk en oordeelt niet; HR werkt vanuit het belang van de organisatie en biedt geen vertrouwelijk toevluchtsoord.

•  Ombudsfunctionaris, meldpunt integriteit en klachtencommissie hebben elk een eigen grondslag en een eigen soort uitkomst.

•  De meeste fouten ontstaan op de overgangen tussen rollen, dus leg die overdrachtsmomenten vast en train de functionarissen gezamenlijk.

Vraag voor je eigen praktijk: Kan een werknemer bij jullie in één oogopslag zien waar hij met welk verhaal terechtkan, en wat vertrouwelijk blijft en wat een vervolg kan krijgen?

Wil je de rollen in jouw integriteitsketen scherper krijgen, kijk dan op complianceinsightsacademy.nl of mail info@complianceinsights.academy.