Een goed onderzoeksplan is de basis voor onderzoek dat valide, betrouwbaar en bruikbaar is. Het voorkomt dat je verdwaalt in details en zorgt dat je uitkomt waar het om gaat: een veiliger organisatie. Goed onderzoek begint bij een doordacht plan, nog voor het eerste gesprek. Zonder planning blijft het reactief en gaat het vooral over wat er is gebeurd, terwijl de echte vraag is hoe je herhaling voorkomt.

Daphne Deborah Da Ponte geeft praktische handvatten om je onderzoeksvragen te formuleren, methoden te kiezen en rollen te verdelen. Je leert patronen herkennen achter incidenten, oog houden voor macht en emotie, en de stap maken van gegrond of ongegrond naar bruikbare aanbevelingen.

De kernfunctie van een klachtencommissie is onderzoek dat leidt tot een oordeel. Dat oordeel, met of zonder aanbevelingen, heeft de status van (bindend) advies aan de werkgever of raad van bestuur. De commissie handelt daarbij onafhankelijk en onpartijdig.

In deze workshop bespreken we, na de centrale uitgangspunten, het traject van systematische klachtenbehandeling: ontvangst en analyse, onderzoek, oordeelsvorming, uitspraak en vervolg. Per fase staan concrete stappen en hulpmiddelen. Je gaat naar huis met een uitgewerkt stappenplan als hand-out.

Een hoorzitting is een middel dat de klachtencommissie inzet bij haar onderzoek van een klacht. Aan bod komen doeleinden, vereisten en het moment, plus de afweging om partijen samen of apart te horen. Ook de voorbereiding en rolverdeling binnen de commissie, de communicatie tijdens de zitting, de verslaglegging en de afronding komen langs.

Korte demo's laten de inrichting van de ruimte, de ontvangst, de opening en het stellen van vragen zien. In buzz-groepjes bespreek je aan de hand van casussen de valkuilen en dilemma's. Je krijgt een hand-out met aanwijzingen voor voorbereiding en uitvoering.

Tijdens hoorzittingen lopen emoties soms hoog op. Werknemers die zich gehoord willen voelen, laten boosheid, verdriet of frustratie zien. Voor commissieleden is het de kunst om een veilige sfeer te houden met ruimte voor emotie, zonder dat de situatie escaleert of onveilig aanvoelt.

In deze interactieve sessie van 75 minuten ga je praktisch aan de slag met emotionele uitbarstingen, weerstand en spanning. Je leert signalen vroeg herkennen, professioneel reageren en je eigen grenzen bewaken. Ook kijk je naar wat het met je doet als iemand overstuur raakt, en hoe je stevig en empathisch blijft.

Wat je in een hoorzitting boven tafel krijgt, hangt af van hoe je het vraagt. Een vraag die het antwoord al inkleurt, een opmerking die als oordeel landt, of net iets te veel begrip voor één kant: het bepaalt of partijen zich gehoord voelen en of je onderzoek navolgbaar blijft.

In deze workshop staat de gesprekstechniek centraal. Je werkt aan de opbouw van een hoorgesprek, van het verhaal naar de feiten, de impact en de gewenste uitkomst, en aan het verschil tussen een open en een sturende vraag. Aan de hand van een casus die je vooraf ontvangt, oefen je met het neutraal herformuleren van geladen vragen. Daarnaast kijk je naar neutraliteit als kompas: hoe voorkom je de schijn van partijdigheid, en hoe blijf je onpartijdig terwijl je doorvraagt en confronteert.

Je gaat naar huis met concrete tips en formuleringen die je bij de volgende zitting meteen toepast.

Onder begeleiding van Joyce Boonstra, voormalig advocaat en oprichter van Compliance Insights Academy.

Een klachtprocedure is voor alle betrokkenen vaak spannend en beladen. De klager wil zich gehoord en serieus genomen voelen, terwijl de beklaagde behoefte heeft aan zorgvuldigheid, duidelijkheid en een onbevooroordeelde benadering. In deze interactieve workshop onderzoeken we wat een klachtgesprek vraagt van leden van een klachtencommissie.

Aan de hand van korte casussen staan we stil bij klachtenbeleving, emoties in het gesprek en de balans tussen empathisch luisteren en onafhankelijk blijven. Deelnemers oefenen om de klacht, de impact en de verschillende perspectieven zorgvuldig in beeld te brengen.

Na afloop hebben deelnemers meer inzicht in de beleving van zowel klager als beklaagde en beschikken zij over praktische handvatten om erkenning te geven zonder partij te kiezen.

Om tot waarheidsvinding te komen voeren klachtencommissies hoofdzakelijk gesprekken. In de meeste klachtenregelingen ligt daar ook het accent op. Tegelijkertijd moet de commissie rekening houden met de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Dat laatste begrip is te vertalen in de vraag: 'zijn er nog andere, lichtere onderzoeksmethoden die tot hetzelfde resultaat kunnen leiden?'.

Het afnemen van interviews is helemaal niet zo'n licht onderzoeksmiddel. Het horen van getuigen bijvoorbeeld, betekent dat er meer mensen bij het onderzoek betrokken raken, wat de privacy van de direct betrokkenen kan aantasten. En vertellen de gesprekspartners, die allemaal een eigen belang hebben, wel de volledige waarheid?

Vaak zijn er ook andere onderzoeksmiddelen beschikbaar. We kennen al de uitdraai van Whatsapp's en e-mails, maar soms is er meer informatie binnen handbereik. Denk aan open bronnen als social media, registratie van toegangspassen, GPS-gegevens van dienstvoertuigen, camerabeelden en observaties ter plaatse. Aan de hand van waargebeurde casussen en vergaarde bewijsstukken wordt besproken hoe en wanneer deze methoden kunnen worden toegepast.

Wat men meeneemt: Een breder inzicht in het palet van beschikbare onderzoeksmethoden, waar de klachtencommissie uit kan putten.

Het ene geval van grensoverschrijdend gedrag is het andere niet.

Grensoverschrijdend gedrag is een ernstig probleem en heeft grote maatschappelijke impact. Een adequate aanpak ervan is dus hoognodig en vereist het serieus nemen van klachten. Maar het vereist méér. Het vraagt om een helder beoordelingskader. En het vereist: visie, nuance, precisie én moed – bij leidinggevenden, bestuurders, toezichthouders… en juist ook bij klachtencommissies.

Onderzoeksjournalist Huub Jaspers reconstrueerde voor Argos (VPRO/HUMAN) twee gevallen van grensoverschrijdend gedrag in de wetenschap, die beiden behoorlijk uit de hand liepen maar zeer van elkaar verschillen. Op basis van zijn onderzoek komt hij tot prikkelende conclusies en inspiratie voor klachtencommissieleden.