Een onafhankelijke externe vertrouwenspersoon voor je organisatie
Een veilige werkomgeving begint bij een toegankelijk en onafhankelijk aanspreekpunt. Wij leveren hooggekwalificeerde externe vertrouwenspersonen die buiten de organisatie staan, maar dichtbij de mens.
- Voor
- Medewerkers met zorgen over ongewenst gedrag
- Inzet
- Vaste dagen, op afroep of als achtervang
- Positie
- Buiten de organisatie, zonder hiërarchische band
- Terugkoppeling
- Geanonimiseerd jaarverslag
Wat is een externe vertrouwenspersoon?
Een externe vertrouwenspersoon is een vertrouwenspersoon die niet in dienst is van je organisatie. Medewerkers kunnen vertrouwelijk bij hem of haar terecht als zij op het werk te maken krijgen met ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie of een slepend conflict. De vertrouwenspersoon luistert, legt uit welke stappen er mogelijk zijn en begeleidt de medewerker bij het zoeken naar een oplossing. Omdat de externe vertrouwenspersoon buiten de hiërarchie staat en geen andere rol in de organisatie heeft, is de drempel voor medewerkers lager.
Waarom een externe vertrouwenspersoon?
Met name voor kleinere organisaties kan een externe vertrouwenspersoon een praktische oplossing zijn. Zo wordt voorkomen dat een interne vertrouwenspersoon in een lastige situatie komt en is er altijd iemand beschikbaar met een luisterend oor.
Ook komt het voor dat de externe vertrouwenspersoon als achtervang van de interne vertrouwenspersoon wordt benoemd. Onze vertrouwenspersonen zijn zorgvuldig geselecteerd op basis van hun expertise, ervaring en professionele achtergrond. Ze zijn volledig op de hoogte van de wettelijke kaders en richtlijnen over psychosociale arbeidsbelasting: werkstress die ontstaat door onder meer pesten, intimidatie, agressie, discriminatie en werkdruk.
Door hun onafhankelijkheid van de organisatie kunnen zij op een objectieve en neutrale manier medewerkers ondersteunen bij het bespreken van hun zorgen en het vinden van mogelijke oplossingen.
Steeds vaker kiezen ook grote organisaties voor een externe vertrouwenspersoon, soms in combinatie met interne vertrouwenspersonen. Dit biedt medewerkers een bredere en meer diverse keuze voor een vertrouwelijk gesprek over zaken die per definitie gevoelig liggen.
Wat ons onderscheidt
Professioneel, vertrouwelijk en altijd op maat.
Professioneel en onafhankelijk
Onze vertrouwenspersonen staan buiten de organisatie en hebben geen hiërarchische banden. Dit waarborgt objectiviteit en neutraliteit.
Vertrouwelijkheid en privacy
Alle informatie wordt met de grootste zorg behandeld, in overeenstemming met de privacyregels. Medewerkers kunnen vrijuit praten, wetende dat hun privacy gewaarborgd blijft.
Laagdrempelig contact
Onze vertrouwenspersonen zijn empathisch en nemen de tijd om te luisteren. Zo voelen medewerkers zich gehoord en gesteund.
Terugkoppeling aan de organisatie
Via een geanonimiseerd jaarverslag koppelen wij de grote lijnen terug. We analyseren de meldingen, trekken conclusies en doen aanbevelingen, zonder dat de identiteit van melders herleidbaar is.
Maatwerk en flexibiliteit
Van structurele ondersteuning op vaste dagen tot beschikbaarheid op afroep: wij stemmen de inzet af op de behoeften van je organisatie.
Nauwe samenwerking
Wij werken samen met HR en andere interne betrokkenen, zodat we de behoeften van je organisatie goed begrijpen en de vertrouwenspersoon goed in de organisatie wordt ingebed.
Wat doet de externe vertrouwenspersoon?
Van individuele ondersteuning tot preventie en beleidsadvies.
Opvang en begeleiding
De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor bij ervaringen met ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie, intimidatie, conflicten en stress op de werkvloer.
Informeren en adviseren
Medewerkers horen welke stappen en oplossingsrichtingen er zijn. Waar nodig verwijst de vertrouwenspersoon door naar andere hulpverlening.
Voorlichting en preventie
De vertrouwenspersoon kan je organisatie adviseren over preventief beleid, bewustzijn creëren en medewerkers trainen in gewenste omgangsvormen.
Signaleren en rapporteren
Via het jaarverslag worden patronen en risicofactoren zichtbaar. Zo kan je organisatie gericht beleid voeren en de werkomgeving veiliger maken.
Interne of externe vertrouwenspersoon?
Beide vormen hebben hun waarde, en veel organisaties combineren ze. Dit zijn de belangrijkste verschillen.
Interne vertrouwenspersoon
- Positie
- Collega binnen de organisatie
- Drempel voor medewerkers
- Kan hoger zijn als de melder de vertrouwenspersoon kent of als die dicht bij de betrokkenen werkt
- Combinatie met andere rollen
- Risico op een dubbele pet, bijvoorbeeld bij een HR-functie of leidinggevende rol
- Kennis van de organisatie
- Groot, van binnenuit
- Beschikbaarheid
- Afhankelijk van de eigen werkzaamheden
Externe vertrouwenspersoon
- Positie
- Staat buiten de organisatie, zonder hiërarchische band
- Drempel voor medewerkers
- Vaak lager door de afstand tot de organisatie
- Combinatie met andere rollen
- Geen andere rol in de organisatie
- Kennis van de organisatie
- Wordt opgebouwd via een intake en contact met HR
- Beschikbaarheid
- Volgens afspraak: vaste dagen of op afroep
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Geen plicht, wel beleid
Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht. Iedere werkgever moet wel beleid voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting.
Verplichting in voorbereiding
Wetsvoorstel 35.592 verplicht werkgevers met tien of meer werknemers tot een interne of externe vertrouwenspersoon. Een ingangsdatum is er nog niet.
Iedere werkgever moet beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of, als dat niet kan, te beperken. Dat staat in artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet. Onder psychosociale arbeidsbelasting verstaat die wet in artikel 1, derde lid, onder e, onder meer seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie en werkdruk. Artikel 2.15 van het Arbeidsomstandighedenbesluit werkt dit uit: de risico's horen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en er moeten maatregelen volgen. Een vertrouwenspersoon is in de praktijk een gebruikelijke maatregel om aan die plicht invulling te geven.
Het initiatiefwetsvoorstel 35.592 voegt een artikel 13a toe aan de Arbeidsomstandighedenwet, waardoor iedere werknemer zich kan wenden tot een interne of externe vertrouwenspersoon. Werkgevers met minder dan tien werknemers zijn vooralsnog uitgezonderd. De Tweede Kamer nam het voorstel op 23 mei 2023 aan. De behandeling in de Eerste Kamer loopt nog. Meer hierover lees je in ons artikel De verplichte vertrouwenspersoon: stand van zaken in 2026.
Bijgewerkt: november 2026
Op maat ingericht voor je organisatie
Elke organisatie is anders. Daarom stemmen wij de inzet van de externe vertrouwenspersoon af op jouw situatie. Afhankelijk van je behoeften kan de inzet variëren.
Vragen over de externe vertrouwenspersoon
Is een externe vertrouwenspersoon verplicht?
Nee. Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht, intern noch extern. Werkgevers moeten wel beleid voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting op grond van artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet. Wetsvoorstel 35.592, dat een vertrouwenspersoon verplicht maakt voor werkgevers met tien of meer werknemers, ligt bij de Eerste Kamer. Ook onder dat voorstel mag je kiezen voor een externe vertrouwenspersoon.
Wat is het verschil tussen een vertrouwenspersoon en een klachtencommissie?
De vertrouwenspersoon vangt de medewerker op, adviseert en begeleidt, en doet geen onderzoek en geen uitspraak over wat er is gebeurd. Een klachtencommissie behandelt een formele klacht, onderzoekt die en adviseert de werkgever over de afhandeling. De vertrouwenspersoon kan een medewerker wel bijstaan als die een klacht indient. Lees meer over een goede klachtenregeling en over externe commissieleden.
Kan een externe vertrouwenspersoon naast een interne vertrouwenspersoon werken?
Ja. Veel organisaties combineren beide, zodat medewerkers kunnen kiezen bij wie ze hun verhaal doen. De externe vertrouwenspersoon kan ook worden benoemd als achtervang, bijvoorbeeld als de interne vertrouwenspersoon afwezig is of zelf bij een situatie betrokken is.
Wat gebeurt er met wat een medewerker vertelt?
Het gesprek is vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon onderneemt geen stappen en deelt geen informatie met de organisatie zonder toestemming van de medewerker. Aan de organisatie rapporteren wij alleen op hoofdlijnen, in een geanonimiseerd jaarverslag. Een wettelijke geheimhoudingsplicht voor vertrouwenspersonen bestaat nog niet; wetsvoorstel 35.592 voorziet daar wel in. Daarom leggen wij de afspraken over vertrouwelijkheid vooraf vast met de organisatie.
Voor welke organisaties is een externe vertrouwenspersoon geschikt?
Voor kleinere organisaties is een externe vertrouwenspersoon vaak de meest praktische oplossing, omdat er intern niemand is die de rol onafhankelijk kan vervullen. Grotere organisaties kiezen er steeds vaker voor naast hun interne vertrouwenspersonen, zodat medewerkers meer keuze hebben.
Hoe weten medewerkers bij wie ze terechtkunnen?
Wij verzorgen op verzoek introductiebijeenkomsten waarin de vertrouwenspersoon zich voorstelt en uitlegt wat medewerkers kunnen verwachten. Daarnaast spreken we met de organisatie af hoe de contactgegevens van de vertrouwenspersoon bekend worden gemaakt.
Wat kost een externe vertrouwenspersoon?
Dat hangt af van de inzet: structureel op vaste dagen, op afroep of als achtervang. Na een kort kennismakingsgesprek ontvang je een voorstel op maat.
Dit kan ook helpen
Een veilig aanspreekpunt voor je medewerkers?
Met onze externe vertrouwenspersonen bied je je medewerkers een professioneel, onafhankelijk en vertrouwelijk aanspreekpunt. Buiten de organisatie, dichtbij de mens.