Een klacht over ongewenst gedrag eindigt voor de organisatie met een besluit. Voor het team eindigt er op dat moment weinig. Collega's zijn soms gehoord, hebben een kant gekozen of zich er juist buiten gehouden, en kijken nu hoe jij als leidinggevende of HR-adviseur verdergaat. In deze blog lees je wat er in die fase van je wordt verwacht en hoe je het in vijf stappen aanpakt. De melder is hier degene die de melding of klacht deed, de beklaagde degene over wie die ging.
Na het besluit begint de nazorg
Een klachtenregeling gaat over indienen, onderzoeken en beoordelen. Wat het team daarna nodig heeft, is werk voor de leidinggevende en HR. De Handreiking Cultuurverandering op de werkvloer van de regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld maakt er een eigen fase van: bied nazorg, leer en evalueer. Daarbij hoort volgens de handreiking dat je de opvolging blijft volgen en bijstelt, dat iedereen zo goed als mogelijk verder kan en dat je leert voor een volgende keer. Hoe vaak ongewenst gedrag op het werk voorkomt, lees je in onze blog over de NEA 2025.
Wat de wet van je vraagt
In gewone taal: je organisatie moet ongewenst gedrag zo veel mogelijk voorkomen, de gevolgen beperken als het toch gebeurt en de aanpak bijstellen als de praktijk daar aanleiding toe geeft. Die opdracht loopt door nadat een klacht is afgehandeld.
Dat volgt uit de Arbowet. Werkgevers voeren beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting, en daaronder vallen pesten, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en geweld. Dat beleid en de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) stel je bij als de ervaring daar aanleiding toe geeft. Een afgehandelde klacht is in onze ogen zo'n ervaring.
Wie doet wat
De leidinggevende staat het dichtst bij het team en voert de gesprekken. HR bewaakt dat afspraken worden vastgelegd en nagekomen, en neemt de nazorg over als de leidinggevende zelf bij de klacht betrokken was. De vertrouwenspersoon blijft er voor de melder en werkt niet in opdracht van de leidinggevende. Spreek die verdeling uit voordat je het team toespreekt, zodat melder en beklaagde weten bij wie zij waarvoor terechtkunnen.
Vijf stappen na de afronding
1. Direct na de afronding. Spreek af wie de nazorg trekt. Was de leidinggevende zelf betrokken, dan doet een ander dit. Vertel melder en beklaagde wat de uitkomst is en wat er voor hen verandert, en voer afgesproken maatregelen uit.
2. Zorg voor betrokkenen. Wijs de melder op opvang, zoals de vertrouwenspersoon of de bedrijfsarts. Ook de beklaagde heeft ondersteuning nodig, zeker als de klacht ongegrond is verklaard en zijn of haar naam herstel nodig heeft.
3. Het team. Bespreek welke omgangsvormen je van elkaar verwacht, zonder het incident uit te pluizen. Pak geruchten en kampvorming direct aan. Overweeg een teamsessie of training onder externe begeleiding als het team er zelf niet uitkomt.
4. Leren als organisatie. Analyseer wat het incident mogelijk maakte en evalueer hoe de melding is opgevolgd. Pas waar nodig beleid, gedragscode, klachtenregeling en RI&E aan.
5. Na drie en zes maanden. Spreek opnieuw met melder, beklaagde en team. Ga na of de maatregelen nog werken en of de melder of collega's die hebben meegewerkt nadeel ondervinden. Leg vast wat je bespreekt en wanneer je de nazorg afsluit.
Let op maatregelen die de melder raken
Eén punt verdient extra aandacht. Een maatregel die bedoeld is om de rust terug te brengen, kan voor de melder uitpakken als straf. Wie klaagt over seksuele intimidatie of discriminatie mag daarvoor niet worden benadeeld, en een overplaatsing tegen de wil van de melder kan zo'n benadeling zijn. In onze blog Waarom je de melder na een klacht niet overplaatst [link blog 3] lees je wat dat voor jouw keuzes betekent.
De checklist en wat wij voor je kunnen doen
De vijf stappen staan uitgewerkt in de checklist Na een incident: herstel in het team. Op twee pagina's vind je per stap de punten die je kunt afvinken. Je downloadt hem via deze link.
Wij begeleiden teams na een incident en verzorgen inhouse trainingen voor leidinggevenden, HR en medewerkers, op locatie, online of in het Engels. Op de pagina over onze awareness-trainingen lees je hoe dat werkt. Je kunt ook een bericht sturen naar info@complianceinsights.academy of bellen met 070-450 02 16.