Zijn er collega's gehoord of werkte iemand een tijd op een andere plek, dan weet het team dat er iets speelt. Als leidinggevende sta je dan tussen twee belangen: de vertrouwelijkheid waar melder en beklaagde op mogen rekenen, en de duidelijkheid die het team nodig heeft om verder te kunnen. Zeg je niets, dan is de kans groot dat collega's de stilte zelf invullen. Zeg je te veel, dan schaad je de mensen om wie het gaat. De melder is in deze blog degene die de melding of klacht deed, de beklaagde degene over wie die ging.
Wat de regels zeggen
In gewone taal: over personen deel je alleen wat nodig is. Informatie over een klacht, de uitkomst en een maatregel gaat over herkenbare personen, en de privacyregels van de AVG vragen dat je zulke informatie beperkt tot wat nodig is. Voor een teamgesprek betekent dat volgens ons: deel wat het team nodig heeft om weer samen te werken en laat de rest achterwege.
Kijk daarnaast in je eigen klachtenregeling of daarin een geheimhoudingsplicht staat voor wie bij de behandeling betrokken was. Staat die er, ga dan na of zij ook voor jou geldt als je als leidinggevende bent gehoord of geïnformeerd.
Eerst melder en beklaagde, dan het team
Vertel melder en beklaagde vooraf wat je tegen het team gaat zeggen en wanneer. Zo horen zij het niet voor het eerst in het teamoverleg en kunnen zij aangeven wat voor hen gevoelig ligt. Toestemming voor elke zin is niet nodig. Je weet daarna wel waar voor hen de grenzen liggen.
Wat je wel kunt zeggen
Weet het team dat er iets speelde, dan kun je in elk geval het volgende delen. Weet het team van niets, dan is er geen reden om de melding zelf ter sprake te brengen en beperk je je tot de omgangsvormen.
Er was een melding of klacht, die is volgens de regeling behandeld en de behandeling is afgerond.
Deze omgangsvormen gelden in het team en dit verwacht je van iedereen.
Dit verandert er praktisch in het werk, zoals een rooster of een taakverdeling, zonder de reden per persoon toe te lichten.
Collega's kunnen terecht bij jou, bij HR of bij de vertrouwenspersoon.
Wat je voor je houdt
De inhoud van verklaringen, wie wat heeft gezegd en welke maatregel iemand precies heeft gekregen, deel je niet. Hetzelfde geldt voor je eigen oordeel over wie gelijk had. Vraagt een collega er apart naar, dan geef je hetzelfde antwoord als in de groep.
Een voorbeeld
Zo kan het klinken in een teamoverleg. Pas de tekst aan op wat het team al weet.
Jullie weten dat er de afgelopen tijd een klacht is behandeld. Dat is afgerond en er zijn afspraken gemaakt. Over de inhoud en over personen zeg ik niets, ook niet als je het mij apart vraagt. Wel wil ik met jullie bespreken hoe we met elkaar omgaan en wat ieder nodig heeft om goed te kunnen werken. Wie ergens mee zit, kan bij mij, bij HR of bij de vertrouwenspersoon terecht.
Wat jij zegt, telt zwaar
Hoe jij als leidinggevende reageert op wat er in het team gebeurt, weegt zwaar. Wie een zorg van een collega wegwuift met 'je maakt het te groot', laat het team zien dat het onderwerp niet serieus wordt genomen.
Geruchten, grappen en kampvorming vragen dus om een reactie van jou, ook als je de inhoud van de zaak niet mag bespreken. Je benoemt dan het gedrag dat je ziet en verwijst naar de omgangsvormen die in het team gelden.
De checklist en wat wij voor je kunnen doen
Het teamgesprek is een van de vijf stappen in de checklist Na een incident: herstel in het team. Je downloadt hem via deze link.
Wij verzorgen inhouse trainingen voor leidinggevenden, HR en medewerkers over ongewenst gedrag en sociale veiligheid, op locatie, online of in het Engels. Het teamgesprek na een melding kan daarin een onderdeel zijn. Op de pagina over onze awareness-trainingen lees je hoe dat werkt, of stuur een bericht naar info@complianceinsights.academy.