Wie een externe vertrouwenspersoon zoekt, krijgt offertes die op elkaar lijken: een jaarprijs en de belofte van onafhankelijkheid. De verschillen zitten in wat er niet in de offerte staat. In dit artikel lees je op welke vijf punten aanbieders uiteenlopen en wat je in een kennismakingsgesprek kunt navragen. Alle punten staan ook in onze checklist, waarmee je drie aanbieders naast elkaar legt.
Download de checklist: een externe vertrouwenspersoon kiezen
Verplicht is het nog niet
Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht. Wel moet elke organisatie met personeel beleid hebben tegen ongewenst gedrag, en een vertrouwenspersoon is de gangbare manier om dat in te vullen. Bij de Eerste Kamer ligt een wetsvoorstel dat organisaties met tien of meer medewerkers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te wijzen. Wanneer dat voorstel wet wordt, is nog niet bekend. Hoe het ervoor staat, lees je in ons artikel over de verplichte vertrouwenspersoon.
Veel organisaties wachten daar niet op. Medewerkers verwachten een plek waar ze hun verhaal kwijt kunnen, en een externe vertrouwenspersoon is snel geregeld. Omdat het zo snel kan, loont het om vooraf te bepalen wat je van de aanbieder verwacht.
1. Deskundigheid
De titel vertrouwenspersoon is niet beschermd, dus iedereen mag zich zo noemen. De beroepsvereniging, de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV), kent daarom een eigen certificering. Wie het certificaat wil houden, moet elke vier jaar aantonen dat er scholing en intervisie is gevolgd. Vraag een aanbieder naar het certificaat van de persoon die jouw medewerkers gaat spreken, want de naam van het bureau zegt daar niets over.
Vraag daarnaast naar ervaring in jouw sector en met organisaties van jouw omvang. Een vertrouwenspersoon die de verhoudingen in een ziekenhuis kent, heeft in een productiebedrijf tijd nodig om te wennen. Ga ook na of de vertrouwenspersoon is geschoold in integriteit. Medewerkers komen met meer dan ongewenst gedrag alleen, bijvoorbeeld met een vermoeden van fraude, en dan moet de vertrouwenspersoon weten welke weg daarvoor openstaat.
2. Onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid
Extern is niet vanzelf onafhankelijk. Vraag of de aanbieder nog ander werk voor je organisatie doet en hoe de rollen dan gescheiden blijven. Wie een medewerker bijstaat, hoort in dezelfde kwestie geen onderzoek te doen en geen klacht te behandelen.
Een medewerker vertelt alleen iets als het gesprek vertrouwelijk blijft. Laat de aanbieder daarom vooraf uitleggen wat de organisatie te horen krijgt en in welke vorm. De gebruikelijke afspraak is dat de organisatie alleen geanonimiseerde informatie ontvangt, zonder gegevens die naar een medewerker te herleiden zijn. Vraag ook in welke gevallen de vertrouwelijkheid ophoudt, bijvoorbeeld bij acuut gevaar, en wat er met gespreksaantekeningen gebeurt. Een aanbieder die daar geen helder antwoord op heeft, heeft er waarschijnlijk niet over nagedacht.
3. Bereikbaarheid
Een vertrouwenspersoon die lastig te bereiken is, wordt niet gebeld. Vraag hoe snel een medewerker een reactie krijgt en binnen hoeveel dagen een gesprek mogelijk is. Vraag ook wie waarneemt bij vakantie of ziekte, want een melding wacht niet tot de vaste persoon terug is. Medewerkers moeten de vertrouwenspersoon rechtstreeks kunnen benaderen, zonder dat HR of een leidinggevende ervan weet.
Kijk verder naar wie er terechtkan en op welke manier. Spreekt niet iedereen Nederlands, dan heb je iemand nodig die gesprekken in het Engels voert. Sommige medewerkers praten liever op een neutrale plek dan op het werk, dus vraag of gesprekken ook online of telefonisch kunnen. Leg daarnaast vast of uitzendkrachten, stagiairs en ingehuurde krachten een beroep op de vertrouwenspersoon kunnen doen.
4. Afspraken en kosten
Een lage jaarprijs zegt weinig als onduidelijk is wat erbuiten valt. Vraag wat er in het vaste bedrag zit, zoals de kennismaking met medewerkers, een aantal gesprekken en het jaarverslag. Vraag ook welk uurtarief geldt voor de begeleiding van meldingen die meer tijd kosten. Contractduur, opzegtermijn en startdatum horen in dezelfde offerte te staan.
Heeft je organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan bij de keuze. Medewerkers vertrouwen een vertrouwenspersoon eerder als hun vertegenwoordigers hebben meegekeken. Het wetsvoorstel maakt die betrokkenheid bovendien verplicht.
5. Meerwaarde voor preventie
Een vertrouwenspersoon ziet patronen die de organisatie zelf niet ziet. Een paar gesprekken over dezelfde afdeling zeggen iets, ook als niemand een klacht indient. Vraag een aanbieder hoe het jaarverslag eruitziet en welke aanbevelingen je kunt verwachten. Vraag ook of de vertrouwenspersoon tussentijds contact opneemt als daar aanleiding voor is.
De vertrouwenspersoon werkt alleen als medewerkers weten dat die er is en leidinggevenden weten wat ze met een signaal doen. Vraag daarom of de vertrouwenspersoon zich persoonlijk komt voorstellen en of de aanbieder medewerkers en leidinggevenden kan trainen. In ons artikel over voorlichting lees je waarom die training bij het werk van de vertrouwenspersoon hoort (link toevoegen).
Zo gebruik je de checklist
De checklist telt 27 punten, verdeeld over de vijf onderwerpen uit dit artikel. Vraag twee of drie aanbieders om een kennismakingsgesprek en loop de punten per aanbieder langs. Vink alleen af wat de aanbieder schriftelijk wil bevestigen, want dat zijn de afspraken waar je later op terug kunt komen.
Neem de ingevulde checklist mee naar het overleg met directie en ondernemingsraad. Je ziet dan in één oogopslag waar de aanbieders van elkaar verschillen en welke vragen nog openstaan. Dat voorkomt dat de keuze alleen op prijs wordt gemaakt.
Wat wij voor je kunnen doen
Compliance Insights Academy regelt binnen twee weken een onafhankelijke externe vertrouwenspersoon, vanaf € 1.250 per jaar. Daarnaast verzorgen we awareness trainingen voor medewerkers en leidinggevenden, bij jou op locatie of online. Stuur een mail naar info@complianceinsights.academy of bel 070 - 450 02 16, dan plannen we een vrijblijvende kennismaking.