Waarom er zo weinig wordt gemeld: onderrapportage en systeemwantrouwen

Grensoverschrijdend gedrag komt op grote schaal voor, maar het aantal meldingen en formele klachten blijft daar ver bij achter. Volgens de SER had circa 17 procent van de werkenden in de NEA 2024 te maken met grensoverschrijdend gedrag. De Nederlandse Arbeidsinspectie constateerde in haar onderzoek naar psychosociale arbeidsbelasting bij universiteiten dat er weinig wordt gemeld bij vertrouwenspersonen en dat officiële klachten nagenoeg niet worden ingediend. Dat gat tussen wat mensen meemaken en wat zij melden, is het centrale probleem van de sociale veiligheid in Nederland. In deze blog analyseer ik waar dat gat vandaan komt en wat vertrouwenspersonen, HR en klachtencommissies eraan kunnen doen.

Wat de cijfers en rapporten laten zien

De prevalentiecijfers zijn al jaren stabiel hoog. CBS- en TNO-onderzoek laat zien dat ongewenst gedrag vaker voorkomt bij vrouwen en in sectoren met intensief menscontact, zoals de zorg en de horeca. Het gaat om honderdduizenden werkenden per jaar die te maken krijgen met intimidatie, pesten, discriminatie of agressie. Tegenover die aantallen staan bij de meeste organisaties enkele tientallen meldingen per jaar, en vaak nul of één formele klacht. Wie alleen naar de eigen meldcijfers kijkt, ziet dus vrijwel per definitie een te rooskleurig beeld.

De Arbeidsinspectie legde in het universiteitenonderzoek bloot hoe dat patroon eruitziet. Werkdruk en ongewenst gedrag blijven structureel problematisch, maar de formele kanalen worden nauwelijks gebruikt. Jaarverslagen uit de academische wereld, zoals dat van de ombudsfunctionaris van de Rijksuniversiteit Groningen, geven de verklaring: meldingen gaan vaak over hiërarchische verhoudingen en herhaald gedrag, melders vrezen repercussies en twijfelen of hun signaal zichtbaar wordt opgevolgd. Dat is geen kwestie van onbekendheid met de routes. Mensen kennen de vertrouwenspersoon wel, maar wegen af of melden hun situatie verbetert of verslechtert.

Die afweging valt in afhankelijkheidsrelaties vaak negatief uit. Een promovendus die zijn begeleider aanklaagt, een medewerker met een tijdelijk contract, een uitzendkracht die morgen niet meer wordt ingehuurd: zij dragen het risico van de melding grotendeels zelf. Het jaarverslag van de vertrouwenspersonen van de TU Delft beschrijft hoe melders in zulke posities langdurig contact houden met de vertrouwenspersoon zonder een formele stap te zetten. Dat is rationeel gedrag in een systeem dat hen onvoldoende beschermt. Het probleem ligt dan bij het systeem, en daar moet ook de oplossing worden gezocht.

Systeemwantrouwen is verdiend wantrouwen

Onderrapportage wordt vaak geframed als een communicatieprobleem: mensen zouden de weg niet weten. De rapporten wijzen een andere kant op. Melders wantrouwen het systeem omdat zij hebben gezien wat er met eerdere melders gebeurde, of juist omdat zij nooit hebben gezien dat een melding ergens toe leidde. Elke melding die in stilte verdampt, elke melder die daarna een lastige beoordeling krijgt, elke beklaagde leidinggevende die gewoon blijft zitten: het zijn stuk voor stuk signalen die de hele organisatie registreert. Vertrouwen in een meldsysteem wordt opgebouwd door zichtbaar zorgvuldige afhandeling, en door niets anders.

Voor de organisatie betekent dit dat de opvolging van meldingen minstens zoveel aandacht verdient als de toegang tot het meldpunt. Werknemers hoeven geen inzage in individuele casussen. Zij moeten wel kunnen zien dat meldingen serieus worden onderzocht en dat gedrag consequenties heeft, ook bij mensen met status en macht. Het jaarverslag van de vertrouwenspersoon is daarvoor een onderschat instrument: het laat geanonimiseerd zien wat er speelt en wat ermee is gedaan. Een bestuur dat dat verslag serieus bespreekt en er zichtbaar naar handelt, doet meer voor de meldingsbereidheid dan welke campagne dan ook. Over dat jaarverslag schreef ik in deze reeks een aparte blog.

Er is ook een ongemakkelijke kant voor de professionals zelf. Een vertrouwenspersoon die structureel geen tijd krijgt, een klachtencommissie die traag en formalistisch opereert, een HR-afdeling die meldingen als reputatierisico behandelt: zij voeden het wantrouwen dat zij zeggen te bestrijden. Zelfonderzoek hoort daarom bij dit vak. Vraag melders na afloop hoe zij het traject hebben ervaren, en neem de antwoorden serieus. Wat mij betreft is de ervaring van de melder de belangrijkste kwaliteitsindicator die een meldstelsel heeft.

Wat je concreet kunt verbeteren

Begin met eerlijke voorlichting over wat elke route oplevert. Veel teleurstelling ontstaat doordat melders verwachten dat een gesprek met de vertrouwenspersoon vanzelf tot actie leidt, terwijl de vertrouwenspersoon juist niets doet zonder instemming van de melder. Leg dus vooraf uit wat een melding is, wat een klacht is en wat elk van beide vraagt en oplevert. Die uitleg verandert weinig aan de drempel, en veel aan de kwaliteit van de keuze. En een melder die weet waar hij aan begint, haakt onderweg minder vaak teleurgesteld af.

Investeer daarnaast in de bescherming van melders na de melding. Anti-retaliatie is in Nederland buiten de klokkenluidersregeling nauwelijks geregeld, dus organisaties moeten het zelf organiseren: afspraken over wie op de hoogte is, monitoring van beoordelingen en roosters van de melder, en een vast aanspreekpunt bij signalen van benadeling. De vertrouwenspersoon kan hier een blijvende rol spelen, ook maanden na de afronding van een zaak. In de blog over anti-retaliatie in deze reeks werk ik dat verder uit. Het is misschien wel de snelste route naar meer vertrouwen.

Meet ten slotte het goede. Een stijging van het aantal meldingen is bij een laag uitgangsniveau meestal goed nieuws, want het betekent dat mensen het systeem beginnen te vertrouwen. Rapporteer daarom naast aantallen ook over doorlooptijden, over de aard van de afhandeling en over wat de organisatie structureel heeft aangepast naar aanleiding van signalen. Bestuurders die alleen sturen op weinig meldingen, sturen feitelijk op stilte. De vraag die zij zouden moeten stellen is of de mensen die iets meemaken de weg naar het systeem vinden, en of dat systeem hen vervolgens goed behandelt.

Dit moet je onthouden

•  De prevalentie van grensoverschrijdend gedrag ligt hoog en stabiel, terwijl het aantal meldingen en formele klachten daar ver bij achterblijft.

•  Onderrapportage is vaak geen kennisprobleem maar verdiend wantrouwen: mensen wegen af of melden hun situatie verbetert of verslechtert.

•  Vertrouwen groeit door zichtbaar zorgvuldige opvolging en door bescherming van melders, niet door campagnes over de meldpunten.

Vraag voor je eigen praktijk: Sturen jullie op weinig meldingen als teken dat het goed gaat, of op de vraag of mensen die iets meemaken de weg vinden en daarna goed behandeld worden?

Wil je aan de slag met meldingsbereidheid en de kwaliteit van opvolging, kijk dan op complianceinsightsacademy.nl of mail info@complianceinsights.academy.