Wie een vertrouwenspersoon wil aanstellen, moet eerst kiezen tussen een collega uit de eigen organisatie, iemand van buiten of een combinatie. Het wetsvoorstel dat de vertrouwenspersoon verplicht stelt, laat die keuze vrij. Wat past, hangt af van de omvang van je organisatie en van wat medewerkers nodig hebben om hun verhaal te durven doen. In dit artikel zetten we de mogelijkheden naast elkaar.
De interne vertrouwenspersoon
Een interne vertrouwenspersoon is een collega die de rol naast het eigen werk vervult. Het grote voordeel is nabijheid. Medewerkers kennen het gezicht, lopen makkelijk binnen en hoeven niet uit te leggen hoe de organisatie in elkaar zit. Een interne vertrouwenspersoon vangt ook signalen op die nooit tot een officieel gesprek leiden.
Die nabijheid heeft een keerzijde. In een kleine organisatie kent iedereen elkaar, en een medewerker kan twijfelen of een collega wel afstand kan houden. De vertrouwenspersoon zelf kan in de knel komen als een melding over een naaste collega of de eigen leidinggevende gaat. Daar komt bij dat de rol tijd vraagt die in de praktijk vaak niet is vrijgemaakt.
Een interne vertrouwenspersoon heeft daarom een paar dingen nodig. Om te beginnen een gedegen opleiding, want goede bedoelingen zijn niet genoeg voor een gesprek met iemand die net iets ingrijpends heeft meegemaakt. Daarnaast zijn tijd en een rustige plek voor gesprekken nodig. De organisatie moet ook vastleggen dat de rol geen nadeel oplevert voor de eigen loopbaan, zodat de vertrouwenspersoon vrijuit kan adviseren.
De externe vertrouwenspersoon
Een externe vertrouwenspersoon staat buiten de organisatie en doet dit werk als beroep. Dat geeft afstand. Medewerkers die bang zijn voor gevolgen, of die een melding hebben over iemand hoog in de organisatie, stappen eerder naar iemand van buiten. Een externe vertrouwenspersoon brengt ook ervaring mee uit andere organisaties en ziet daardoor sneller wat er speelt.
Het nadeel is die afstand zelf. Een naam en een telefoonnummer op intranet roepen weinig vertrouwen op. Een externe vertrouwenspersoon moet zichtbaar gemaakt worden, door een persoonlijke kennismaking en door het onderwerp regelmatig terug te laten komen. Zonder die inspanning blijft het stil, en die stilte zegt dan weinig over hoe het werkelijk gaat.
Voor kleine organisaties is extern vaak de enige werkbare optie. Er is niemand die de rol geloofwaardig naast het eigen werk kan doen, en de kosten van een externe vertrouwenspersoon zijn te overzien.
De combinatie
Grotere organisaties kiezen vaak voor allebei. De interne vertrouwenspersonen zijn het eerste aanspreekpunt. De externe is er voor medewerkers die liever niet met een collega praten en voor meldingen over de top van de organisatie. Medewerkers kiezen dan zelf bij wie ze zich het veiligst voelen.
De combinatie werkt als de rolverdeling helder is. Spreek af wie waarvoor benaderd kan worden en hoe interne en externe vertrouwenspersonen elkaar raadplegen zonder de vertrouwelijkheid te schenden. Leg ook vast wie het jaarverslag opstelt. Gezamenlijke intervisie zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt.
Vier punten om de keuze te maken
Deze punten helpen bij de afweging:
Ga na hoe groot de kans is dat een medewerker en de vertrouwenspersoon elkaar dagelijks tegenkomen. Hoe kleiner de organisatie, hoe zwaarder afstand weegt.
Kijk of er een collega is die het vertrouwen heeft van de werkvloer en van de directie, en die er ook tijd voor krijgt.
Bedenk of medewerkers op meerdere locaties, in ploegendienst of in een andere taal werken. Dat stelt eisen aan bereikbaarheid.
Schat in over wie meldingen kunnen gaan. Bij een platte organisatie met een sterke directie is een externe vertrouwenspersoon voor veel medewerkers de veiligste weg.
Vraag het ook aan medewerkers zelf, bijvoorbeeld via de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Zij weten het beste bij wie collega's aankloppen en bij wie niet. Een keuze die zij steunen, hoeft de directie achteraf niet te verdedigen.
Opleiden, ook als je voor intern kiest
Kies je voor een interne vertrouwenspersoon, regel dan de opleiding voordat de eerste melding binnenkomt. In onze vierdaagse Opleiding Vertrouwenspersoon komen het juridisch kader, gespreksvaardigheden en het bewaken van je grenzen aan bod. Gesprekken oefenen we in groepjes van drie, waarin de deelnemers afwisselend melder, vertrouwenspersoon en observator zijn. Na afloop weet je wat je rol is en kun je die met vertrouwen invullen.
Heeft je organisatie meerdere interne vertrouwenspersonen, dan denken we graag mee over een training op locatie, afgestemd op de eigen regeling en met voorbeelden uit de eigen praktijk. Zoek je een externe vertrouwenspersoon, dan regelen wij die binnen twee weken, vanaf € 1.250 per jaar. Met onze checklist vergelijk je aanbieders op 27 punten (link toevoegen).
Stuur een mail naar info@complianceinsights.academy of bel 070 - 450 02 16. We denken graag met je mee over de opzet die bij je organisatie past.