Het O-kwartet: zo maak je als VP het grijze gebied bespreekbaar

Op 19 april was het Landelijke Dag tegen Pesten. Een goed moment om stil te staan bij wat er op de werkvloer gebeurt. De cijfers zijn stevig: bijna één op de vijf werkenden, zo'n 1,7 miljoen mensen, kreeg in 2024 te maken met ongewenst gedrag op het werk. Dat blijkt uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden. Pesten is daarvan een van de meest voorkomende vormen.

Als vertrouwenspersoon weet je dat. Je ziet het in je gesprekken. Je hoort het in de wandelgangen. En je weet ook hoe lastig het is om er grip op te krijgen. Want pesten is zelden zwart-wit. Het zit vaak in dat lastige grijze gebied: grappen die nét te vaak terugkomen, blikken die net te lang blijven hangen, buitensluiten dat zich ongemerkt opstapelt.

Hoe maak je dat bespreekbaar? Bij UWV werkt een aanpak die ook in jouw VP-praktijk goud waard kan zijn: het O-kwartet.

Vier woorden die het gesprek opentrekken

Het O-kwartet is in 2022 ontwikkeld door Bureau Integriteit van UWV, in een tijd waarin meldingen over grensoverschrijdend gedrag fors toenamen. De aanpak is simpel maar krachtig. Vier categorieën, vier woorden:

• Oké

• Ongepast

• Ongewenst

• Ontoelaatbaar

Het idee is dat je situaties op de werkvloer langs deze meetlat legt. Niet om een cijfer te plakken op een collega, maar om mensen taal te geven voor wat ze zien en voelen. Want zonder taal blijft het bij een onbestemd gevoel. En dat is precies waar pestgedrag in kan groeien.

Waarom dit werkt: het gaat niet om goed of fout

Bij UWV gebruiken ze het O-kwartet onder andere in een stellingspel. Medewerkers krijgen een situatie voorgelegd en gaan letterlijk staan bij de O die zij erbij vinden passen. Heleen Smit van Bureau Integriteit UWV legt uit waarom dat werkt: er is geen goed of fout, alleen de vraag waarom je kiest voor wat. "Dan ontstaan zulke goede gesprekken waarmee je mensen echt dichter bij elkaar brengt."

Dat is precies wat preventie van ongewenst gedrag nodig heeft. Geen lijstje regels dat van bovenaf wordt opgelegd, maar een gesprek waarin mensen elkaars perspectief leren zien. De ene collega vindt iets ongepast, de andere ontoelaatbaar. Door dat verschil bespreekbaar te maken, ontstaat bewustzijn. En bewustzijn is wat een team weerbaar maakt.

Haar collega Irene Vroomans voegt daar een belangrijke nuance aan toe. Niet alles wat onveilig voelt, is ook daadwerkelijk onveilig. Tegelijkertijd zijn sommige zaken zo helder dat er geen discussie over kan bestaan. Die nuance is essentieel. Als VP help je medewerkers om dat onderscheid te maken, zonder hun gevoel te kleineren.

Zo zet je het O-kwartet in je VP-praktijk

Je hoeft geen heel programma op te tuigen om hier wat mee te doen. Een paar concrete manieren om het O-kwartet te gebruiken:

01 In een gesprek met een melder. Vraag de melder om de situatie te plaatsen op het O-kwartet. Welke O kiest hij of zij? En waarom? Het helpt om gevoelens te ordenen en om scherp te krijgen waar de melder precies last van heeft. Het maakt je gespreksregistratie ook gestructureerder.

02 In intervisie met collega-VP's. Bespreek casuïstiek aan de hand van het O-kwartet. Waar zou jij de situatie plaatsen, en waar je collega? Het verschil in perspectief levert vaak nieuwe inzichten op en helpt je om je eigen kompas scherp te houden.

03 In voorlichting binnen de organisatie. Stel een team voor een aantal herkenbare situaties en laat ze, letterlijk of figuurlijk, gaan staan voor hun O. Dat werkt beter dan een presentatie over de gedragscode. Mensen denken na, praten met elkaar, en horen waarom een collega anders kijkt.

04 Bij het opstellen van je jaarverslag. Gebruik de vier categorieën als kapstok om patronen te beschrijven. Wat zag je vooral terugkomen: ongepast gedrag, ongewenst gedrag, of zaken die echt ontoelaatbaar waren? Dat geeft het management een veel concreter beeld dan losse aantallen.

Pesten is een cultuurprobleem, geen conflict

Pestgedragexpert Caroline Koetsenruijter zegt het scherp: pesten is geen conflict tussen twee mensen. Het is een cultuurprobleem. Een pestkop opereert nooit alleen, maar met assistenten die meedoen en met collega's die meelachen of wegkijken. Pesten is daarmee een symptoom van iets wat dieper zit. Een cultuur met een luchtje, in haar woorden.

Het O-kwartet helpt om dat zichtbaar te maken. Niet door één pleger aan te wijzen, maar door het hele team mede-eigenaar te maken van de cultuur op de werkvloer. Dat past precies bij wat jij als VP doet: niet alleen ondersteunen wie het overkomt, maar ook bijdragen aan een omgeving waarin het gedrag minder kans krijgt.

Aan de slag

Wil je het O-kwartet integreren in je werkwijze? Begin klein. Neem het mee in je volgende gesprek, in je volgende intervisie, of in een teamoverleg waarin je een gastrol hebt. Merk hoe het de toon van het gesprek verandert.

Heb je vragen over hoe je dit aanpakt, of wil je sparren over jouw VP-praktijk? Stuur ons gerust een mail via info@complianceinsightsacademy.nl. We denken graag met je mee.