Veel organisaties hebben een vertrouwenspersoon aangesteld en een klachtenregeling op intranet gezet. Daarmee staat het beleid op papier. In de praktijk weten medewerkers vaak niet wie de vertrouwenspersoon is of waarvoor je daar terechtkunt. Dat is een gemiste kans, en het is ook een punt waar de Arbeidsinspectie op let.
Wat de wet van je vraagt
Elke werkgever moet beleid voeren tegen wat de Arbowet psychosociale arbeidsbelasting noemt. Daaronder vallen onder meer pesten, seksuele intimidatie, agressie en discriminatie. Dat beleid bestaat uit maatregelen, zoals een gedragscode, een vertrouwenspersoon en een klachtenregeling.
De wetgeving stopt daar niet. Werkgevers moeten medewerkers ook voorlichten over de risico's en over de maatregelen die zijn genomen. Een vertrouwenspersoon die niemand kent, telt dus maar half mee. De Arbeidsinspectie kijkt bij controles of medewerkers weten welke gedragsregels gelden en wanneer ze de vertrouwenspersoon kunnen benaderen. Is dat niet op orde, dan kan de inspectie een werkgever verplichten om het alsnog te regelen.
Waarom een bericht op intranet niet werkt
Veel organisaties informeren medewerkers één keer, bij indiensttreding of bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon. Dat bericht raakt snel uit beeld. Wie maanden later iets meemaakt, weet niet meer waar de regeling staat en of die ook voor de eigen situatie bedoeld is.
Er speelt nog iets. Medewerkers twijfelen vaak of wat ze meemaken erg genoeg is, en ze weten niet wat er gebeurt als ze contact opnemen. Ze zijn bang dat een gesprek meteen een klacht wordt of dat hun leidinggevende ervan hoort. Zolang die vragen niet beantwoord zijn, blijft het stil. Een laag aantal meldingen zegt dan weinig over hoe veilig het in de organisatie is.
Wat medewerkers moeten weten
Goede voorlichting is concreet. Na afloop weet elke medewerker:
• Wat de organisatie onder ongewenst gedrag verstaat en welke gedragsregels gelden;
• Wie de vertrouwenspersoon is en hoe je die rechtstreeks bereikt;
• Wat er vertrouwelijk blijft en wat de vertrouwenspersoon wel en niet voor je kan doen;
• Wat het verschil is tussen een gesprek met de vertrouwenspersoon en een formele klacht.
In een training kun je met voorbeelden uit de eigen organisatie werken. Medewerkers horen dan van elkaar waar de grens ligt, en dat gesprek blijft beter hangen dan een document. Het helpt als de vertrouwenspersoon zelf aanwezig is, want een gezicht verlaagt de drempel meer dan een telefoonnummer.
Leidinggevenden hebben een eigen rol
Een leidinggevende hoort een signaal vaak als eerste. Die moet dan weten wat je zelf kunt oppakken en wanneer je doorverwijst naar de vertrouwenspersoon of naar HR. Zonder die kennis blijft een signaal liggen, of de leidinggevende gaat op eigen houtje onderzoek doen. In beide gevallen is de medewerker die iets aankaartte slechter af dan daarvoor.
Een aparte sessie voor leidinggevenden voorkomt dat. Daarin bespreken ze het eerste gesprek met een medewerker die iets komt vertellen, en wat hun eigen gedrag doet met de sfeer in het team. Leidinggevenden bepalen voor een groot deel of medewerkers zich durven uit te spreken. Hun deelname aan de voorlichting is daarom net zo belangrijk als die van het team.
Hoe vaak en voor wie
Voorlichting vraagt om herhaling. Nieuwe medewerkers komen erbij, leidinggevenden wisselen en de vertrouwenspersoon zelf kan veranderen. Een werkbare opzet is om het onderwerp op te nemen in de introductie van nieuwe medewerkers en het daarnaast periodiek met het hele team te bespreken.
Let er ook op dat iedereen wordt bereikt. Als deelname vrijwillig is, komen vooral de medewerkers die het onderwerp al belangrijk vinden. Plan de training daarom onder werktijd en voor het hele team, inclusief de leidinggevende. Denk ook aan medewerkers die op andere tijden of locaties werken, want juist zij missen de informele momenten waarop zoiets ter sprake komt.
Wat het oplevert
Een organisatie waar medewerkers de weg kennen, hoort eerder wat er speelt. Problemen komen op tafel als ze nog klein zijn en met een gesprek zijn op te lossen. Dat scheelt verzuim, vertrek van medewerkers en formele procedures die voor alle betrokkenen zwaar zijn.
Voorlichting laat bovendien zien dat de organisatie het onderwerp serieus neemt. Medewerkers letten op wat een werkgever doet, meer dan op wat er in een regeling staat. Een directeur die de training opent of zelf meedoet, zegt daarmee meer dan een beleidsstuk.
Een training bij jou op locatie
Compliance Insights Academy verzorgt awareness trainingen voor medewerkers en leidinggevenden, op locatie of online en ook in het Engels, vanaf € 450. We stemmen de training af op jouw organisatie, zodat de voorbeelden herkenbaar zijn en de eigen gedragscode en regeling aan bod komen. Na afloop krijg je van ons een verslag met onze indruk van de training, wat ons opviel en de uitkomsten van de evaluatie onder deelnemers.
Stuur een mail naar info@complianceinsights.academy of bel 070 - 450 02 16, dan bespreken we wat bij je organisatie past. Ben je nog op zoek naar een vertrouwenspersoon, gebruik dan onze checklist om aanbieders te vergelijken.