Herziening van de gedragscode: hoe vaak en op basis waarvan?

Een gedragscode is geen statisch document, maar een levend instrument dat regelmatig moet worden herzien. Organisaties veranderen, wet- en regelgeving evolueert en maatschappelijke verwachtingen verschuiven. Wanneer de gedragscode niet wordt aangepast aan deze veranderingen, loopt de organisatie het risico dat het document achterhaald raakt en zijn relevantie verliest.

Veel organisaties worstelen met de vraag hoe vaak een gedragscode moet worden herzien. Sommige organisaties kiezen voor een vaste cyclus, bijvoorbeeld eens per drie jaar, terwijl andere alleen herzien wanneer er een concrete aanleiding is. Beide benaderingen hebben voordelen en nadelen, maar duidelijk is dat een gedragscode nooit onbeperkt hetzelfde kan blijven.

De kernvraag is op welke signalen en ontwikkelingen een organisatie moet letten om te bepalen of herziening noodzakelijk is. Dit vraagt om een proactieve houding van compliance officers, HR en bestuurders, die gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor een actuele en relevante gedragscode.

Aanleidingen voor herziening

Een belangrijke aanleiding voor herziening is wijziging van wet- en regelgeving. Nieuwe verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, privacy of integriteit kunnen gevolgen hebben voor de inhoud van de gedragscode. Het niet verwerken van dergelijke wijzigingen kan ertoe leiden dat de gedragscode juridisch onvolledig of zelfs misleidend is.

Daarnaast kunnen incidenten of integriteitskwesties binnen de organisatie aanleiding zijn om de gedragscode te herzien. Wanneer blijkt dat de huidige code geen duidelijke richtlijnen geeft in bepaalde situaties, is het noodzakelijk om de tekst te verduidelijken of uit te breiden. Op die manier wordt van fouten geleerd en wordt herhaling voorkomen.

Ook maatschappelijke ontwikkelingen vormen een reden om de gedragscode te herzien. Denk aan de toenemende aandacht voor diversiteit en inclusie, of aan de groeiende rol van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Een gedragscode die hier geen aandacht aan besteedt, loopt het risico achterhaald te raken en onvoldoende aansluiting te vinden bij de verwachtingen van medewerkers en stakeholders.

Frequentie van herziening

De meeste experts adviseren om een gedragscode ten minste eens per drie jaar te herzien. Dit biedt voldoende ruimte om nieuwe inzichten en ontwikkelingen te verwerken, zonder dat het document voortdurend verandert. Een vaste cyclus creëert bovendien duidelijkheid en voorspelbaarheid binnen de organisatie.

Tegelijkertijd is het belangrijk om flexibel te blijven. Wanneer zich ingrijpende ontwikkelingen voordoen, zoals een nieuwe wet of een groot incident, is het onverstandig te wachten tot de volgende geplande herziening. In dergelijke gevallen is een tussentijdse herziening noodzakelijk om de geloofwaardigheid en effectiviteit van de gedragscode te waarborgen.

Het vaststellen van een vaste frequentie is dus niet voldoende. Organisaties moeten daarnaast mechanismen inbouwen om tijdig signalen op te vangen die herziening noodzakelijk maken. Dit kan bijvoorbeeld door periodieke evaluaties, cultuurmetingen of feedbackrondes onder medewerkers.

Proces van herziening

Een effectieve herziening vraagt om een gestructureerde aanpak. Allereerst is het belangrijk om een projectgroep samen te stellen waarin compliance, HR, juridische zaken en vertegenwoordigers van medewerkers zijn vertegenwoordigd. Dit bevordert de kwaliteit en het draagvlak van de herziene gedragscode.

Vervolgens moet de gedragscode worden getoetst aan actuele wet- en regelgeving en aan de praktijk van de organisatie. Dit betekent dat zowel juridische deskundigheid als praktijkervaring noodzakelijk is. Het combineren van beide perspectieven voorkomt dat de code te theoretisch of juist te oppervlakkig wordt.

Tot slot is communicatie cruciaal. Een herziening heeft pas effect wanneer medewerkers op de hoogte zijn van de wijzigingen en begrijpen wat deze voor hun werk betekenen. Trainingen, workshops en interne communicatiecampagnes zijn onmisbaar om de herziene gedragscode levend te maken.

Afsluiting

Een gedragscode is alleen effectief wanneer deze actueel en relevant is. Regelmatige herziening is daarom noodzakelijk, zowel op vaste momenten als naar aanleiding van specifieke gebeurtenissen of ontwikkelingen. Door dit proces gestructureerd en zorgvuldig uit te voeren, blijft de gedragscode een krachtig instrument voor integriteit en compliance.

Organisaties die hun gedragscode tijdig actualiseren, laten zien dat zij leren van ervaringen en inspelen op nieuwe uitdagingen. Dit versterkt niet alleen de naleving, maar ook het vertrouwen van medewerkers, toezichthouders en stakeholders. Een levende gedragscode draagt zo bij aan een integere en toekomstbestendige organisatiecultuur.