Algemene voorwaarden voor vertrouwenspersonen: dit mag je niet vergeten

De belangrijkste bepalingen voor een solide juridische basis

Algemene voorwaarden zijn de juridische spelregels voor je dienstverlening. Ze beschermen je tegen risico's, scheppen duidelijkheid voor opdrachtgevers, en voorkomen discussies achteraf. Toch hebben veel zelfstandig vertrouwenspersonen geen of onvolledige algemene voorwaarden. In dit artikel bespreek ik de belangrijkste bepalingen die niet mogen ontbreken.

Waarom algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn een efficiënte manier om juridische afspraken te maken zonder elke overeenkomst volledig op maat te hoeven schrijven. Je stelt ze één keer op en verwijst er in al je offertes en contracten naar. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie.

Daarnaast geven algemene voorwaarden je juridische bescherming. Zonder aansprakelijkheidsbeperking ben je in principe onbeperkt aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit je dienstverlening. Met een redelijke beperking in je voorwaarden begrens je dit risico tot beheersbare proporties.

Tot slot stralen professionele algemene voorwaarden uit dat je je zaakjes op orde hebt. Voor opdrachtgevers, zeker de grotere organisaties, is dit een teken van professionaliteit. Ze zijn gewend om met leveranciers te werken die algemene voorwaarden hanteren.

Toepasselijkheid en aanvaarding

Het eerste blok in je voorwaarden regelt wanneer ze van toepassing zijn en hoe ze worden aanvaard. Standaard bepaal je dat je voorwaarden van toepassing zijn op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten. Je wijst de toepasselijkheid van eventuele inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever af.

Juridisch is het belangrijk dat de opdrachtgever de voorwaarden heeft kunnen kennen voordat de overeenkomst tot stand komt. Stuur ze daarom altijd mee met je offerte en vermeld in de offerte dat je voorwaarden van toepassing zijn. Bij digitale dienstverlening kun je een vinkje opnemen waarmee de opdrachtgever verklaart de voorwaarden te hebben gelezen en te aanvaarden.

Omschrijving van de dienstverlening

Beschrijf in algemene termen wat je dienstverlening inhoudt. Voor vertrouwenspersonen is dit doorgaans: het beschikbaar zijn voor medewerkers die ongewenst gedrag willen bespreken of melden, het voeren van vertrouwelijke gesprekken, het adviseren en begeleiden van melders, en het uitbrengen van geanonimiseerde rapportages aan de opdrachtgever.

Benoem ook wat niet tot je dienstverlening behoort. Je bent geen mediator, geen therapeut, geen advocaat. Je doet geen onderzoek naar meldingen en neemt geen disciplinaire beslissingen. Deze afbakening voorkomt verkeerde verwachtingen.

Geheimhouding en vertrouwelijkheid

Geheimhouding is het fundament van het vertrouwenswerk. Neem een stevige geheimhoudingsbepaling op die regelt dat je alle informatie die je in het kader van de opdracht ontvangt vertrouwelijk behandelt. Specificeer dat deze geheimhouding ook na beëindiging van de opdracht van kracht blijft.

Maak een uitzondering voor situaties waarin je wettelijk verplicht bent informatie te delen, bijvoorbeeld bij een strafrechtelijke aangifte of een rechterlijk bevel. Benoem ook dat je geanonimiseerde informatie mag delen in rapportages aan de opdrachtgever, voor zover dit tot de overeengekomen dienstverlening behoort.

Onafhankelijkheid en integriteit

Leg vast dat je als vertrouwenspersoon onafhankelijk opereert en dat de opdrachtgever zich niet bemoeit met de inhoud van gesprekken of de wijze waarop je melders begeleidt. Dit beschermt je positie als onpartijdig adviseur en voorkomt druk van opdrachtgevers om bepaalde uitkomsten te bewerkstelligen.

Neem ook een bepaling op over belangenverstrengeling. Je mag geen opdrachten aannemen waarbij je persoonlijke of zakelijke belangen hebt die je onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden. Mocht een dergelijke situatie ontstaan, dan meld je dit aan de opdrachtgever.

Tarieven en betaling

Regel hoe je tarieven tot stand komen en hoe betaling plaatsvindt. Verwijs naar de specifieke tarieven in de offerte of overeenkomst, zodat je voorwaarden niet bij elke tariefwijziging hoeven te worden aangepast. Bepaal dat tarieven exclusief btw zijn, tenzij anders vermeld.

Neem een betalingstermijn op, gebruikelijk is veertien of dertig dagen na factuurdatum. Regel wat er gebeurt bij te late betaling: wettelijke rente, incassokosten, en eventueel opschorting van de dienstverlening. Dit geeft je instrumenten als een opdrachtgever niet betaalt.

Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheidsbepaling is misschien wel het belangrijkste onderdeel van je voorwaarden. Zonder beperking ben je in principe aansprakelijk voor alle schade die de opdrachtgever lijdt door jouw handelen of nalaten. Met een verstandige beperking begrens je dit tot een beheersbaar maximum.

Een gebruikelijke formulering is dat je aansprakelijkheid beperkt is tot het bedrag dat je beroepsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert, of, als de verzekering niet uitkeert, tot het bedrag dat je voor de opdracht hebt gefactureerd met een maximum van een bepaald bedrag. Stem dit af met je verzekeraar.

Sluit aansprakelijkheid uit voor indirecte schade, gevolgschade en gederfde winst. Deze schadesoorten zijn vaak onvoorspelbaar hoog en niet verzekerbaar. Een redelijke opdrachtgever begrijpt dat je dergelijke risico's niet onbeperkt kunt dragen.

Duur en beëindiging

Regel hoe lang de overeenkomst loopt en hoe deze kan worden beëindigd. Bij vertrouwenspersooncontracten is een looptijd van één jaar met stilzwijgende verlenging gebruikelijk. Bepaal een opzegtermijn, bijvoorbeeld twee of drie maanden voor het einde van de contractperiode.

Neem ook een bepaling op voor tussentijdse beëindiging bij zwaarwegende redenen, zoals wanbetaling, faillissement of ernstige schending van de overeenkomst. Dit geeft je een uitweg als de samenwerking onhoudbaar wordt.

Privacy en gegevensverwerking

Verwijs in je voorwaarden naar je privacybeleid en eventuele verwerkersovereenkomst. Bepaal dat de opdrachtgever verantwoordelijk is voor het informeren van medewerkers over het bestaan van de vertrouwenspersoon en de daarbij horende gegevensverwerking. Dit legt de verantwoordelijkheid waar die hoort.

Klachten en geschillen

Neem een bepaling op over hoe klachten over je dienstverlening worden behandeld. Verwijs naar een klachtenprocedure en bepaal een termijn waarbinnen klachten moeten worden ingediend, bijvoorbeeld zes weken na het ontstaan van de klacht. Regel ook aan welk recht de overeenkomst is onderworpen en welke rechter bevoegd is bij geschillen.

Slot

Sluit je voorwaarden af met een wijzigingsbeding dat je het recht geeft de voorwaarden aan te passen, en een bepaling dat als een onderdeel van de voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, de rest in stand blijft. Dit voorkomt dat je hele voorwaarden ongeldig worden door één problematische bepaling.

Laat je algemene voorwaarden bij voorkeur opstellen of controleren door een jurist. De investering van enkele honderden euro's verdient zich terug in gemoedsrust en bescherming. En vergeet niet: voorwaarden die je niet deelt zijn waardeloos. Stuur ze mee met elke offerte en publiceer ze op je website.

Wil je alle stappen voor het starten als zelfstandig vertrouwenspersoon op een rij? Download dan de gratis Checklist Zelfstandig Extern Vertrouwenspersoon en zorg dat je niets over het hoofd ziet.