Zo betrek je leidinggevenden bij het creëren van een veilige werkcultuur

Als vertrouwenspersoon zie je vaak waar het wringt. Medewerkers voelen zich niet serieus genomen, spreken zich niet uit of haken stilletjes af. In veel van deze situaties speelt de houding van leidinggevenden een cruciale rol. Of beter gezegd: het gebrek daaraan.

Hoewel veiligheid op papier vaak als belangrijk wordt benoemd, is de dagelijkse praktijk weerbarstig. Leidinggevenden missen soms tijd, kennis of bewustzijn om actief bij te dragen aan een veilige werkomgeving. Toch zijn zij essentieel om écht verandering te realiseren. Zonder hun voorbeeldgedrag, blijft veiligheid een papieren belofte.

In deze blog ontdek je hoe je leidinggevenden op een constructieve manier kunt betrekken bij het bouwen aan een veilige, respectvolle werkcultuur.

Waarom leidinggevenden onmisbaar zijn

De toon op de werkvloer wordt bepaald door degene die aan het hoofd staat. Leidinggevenden bepalen in hoge mate wat als normaal wordt gezien: welk gedrag wordt benoemd, wat wordt genegeerd, wat ‘grapjes’ zijn en wat niet.

Als een teamleider nonchalant omgaat met kwetsende opmerkingen of ongewenst gedrag bagatelliseert, dan leren medewerkers één ding: hier heeft melden geen zin. Andersom geldt ook: als een leidinggevende actief luistert, corrigeert en open communiceert, schept dat ruimte voor anderen om hetzelfde te doen.

Dat maakt van leiders niet alleen managers van processen, maar ook hoeders van cultuur.

Waarom betrokkenheid soms ontbreekt

Toch blijkt in de praktijk dat leidinggevenden niet altijd vanzelfsprekend hun rol pakken in het bevorderen van veiligheid. Vaak komt dit niet voort uit onwil, maar uit onbekendheid of onzekerheid.

Veelvoorkomende redenen zijn:

• “Ik wil geen kant kiezen.”

• “Ik ben bang om het erger te maken.”

• “Daar is HR toch voor?”

• “Ik weet niet goed wat ik moet zeggen.”

In feite zijn dit allemaal signalen dat er handelingsverlegenheid is. Als vertrouwenspersoon kun jij bijdragen aan bewustwording én handelingsbekwaamheid, zonder dat je de verantwoordelijkheid overneemt.

De vertrouwenspersoon als sparringpartner

Je hoeft geen trainer te zijn om impact te maken. Een goed gesprek kan al veel betekenen. Bijvoorbeeld wanneer je een patroon signaleert binnen een bepaald team of afdeling. Kies het juiste moment en een veilige setting om dit bespreekbaar te maken.

Zorg in zulke gesprekken voor een respectvolle toon. Niet vermanend, maar uitnodigend. Vertel wat je hoort en ziet, zonder te beschuldigen. Bijvoorbeeld:

“Wat ik regelmatig terug hoor, is dat mensen zich terughoudend voelen om feedback te geven in jullie team. Heb je dat zelf ook gemerkt?”

Door nieuwsgierige vragen te stellen, nodig je leidinggevenden uit tot reflectie zonder ze te confronteren.

Gespreksstrategieën die helpen

In de praktijk werkt het goed om te focussen op gedrag en effect, niet op intentie. Mensen willen zelden iets verkeerds doen, maar hebben soms geen idee wat het effect van hun gedrag is.

Bijvoorbeeld:

• “Wat denk je dat het effect is als je zegt: ‘Je moet niet zo gevoelig doen’?”

• “Heb je weleens gevraagd hoe je team zich voelt na dat incident?”

Laat leidinggevenden zelf nadenken, zonder ze het antwoord voor te kauwen. Zo ontstaat bewustwording van binnenuit — en dat werkt veel krachtiger dan verplicht beleid.

Praktische manieren om leidinggevenden te betrekken

Soms is het nodig om net iets meer te doen dan alleen het gesprek voeren. Hieronder enkele concrete acties die je als vertrouwenspersoon kunt initiëren of ondersteunen:

1. Korte reflectiesessies of intervisie

Nodig leidinggevenden uit om in kleine groepjes te reflecteren op casussen of dilemma’s. Je hoeft deze sessies niet zelf te leiden, maar je kunt wel aanjager zijn.

2. Checklist voorbeeldgedrag

Werk samen met HR aan een checklist voor leidinggevenden met vragen als: "Benoem ik ongewenst gedrag?", "Vraag ik actief naar ervaringen in mijn team?"

3. Licht succesvolle voorbeelden uit

Laat zien waar het goed gaat. Benoem leiders die veiligheid wél serieus nemen en wat dat oplevert. Positieve bekrachtiging werkt beter dan kritiek.

4. Trainingsaanbod communiceren

Zorg dat leidinggevenden weten waar ze kunnen leren: een korte training, een online module, of zelfs een gesprek met jou als vertrouwenspersoon kan het verschil maken.

Gedrag veranderen kost tijd

Cultuurverandering is geen sprint, maar een marathon. Het vraagt geduld, herhaling en volharding. Leidinggevenden veranderen niet door één gesprek of een eenmalige training.

Toch kun je als vertrouwenspersoon zaadjes planten. Elk gesprek, elke reflectie, elke observatie helpt om het bewustzijn te vergroten. En zodra leidinggevenden zelf gaan ervaren dat hun gedrag effect heeft, komt de motivatie om te blijven leren vanzelf.

Het is geen bijzaak, het ís het werk

Veiligheid creëren is geen extra taak voor leidinggevenden — het ís hun werk. Medewerkers floreren alleen in een cultuur van vertrouwen, openheid en respect. En die cultuur begint bovenaan.

Als vertrouwenspersoon kun jij helpen die bewustwording te vergroten. Niet door te overtuigen, maar door te spiegelen. Niet door te corrigeren, maar door te verbinden.