Wat als het systeem niet werkt? De rol van de vertrouwenspersoon bij structurele problemen

Als vertrouwenspersoon zie je ze komen: mensen die zich onveilig voelen, die gekwetst of genegeerd zijn, die iets willen melden — maar eigenlijk geen hoop meer hebben dat er iets mee gebeurt. En soms krijg je het onbehaaglijke gevoel: het zit dieper dan deze ene melding.

Wat doe je dan? Wat als het systeem zélf de oorzaak is van de onveiligheid? Als leidinggevenden meewerken aan stilzwijgen, als meldingen verdwijnen in een la, als HR uit angst of loyaliteit niet durft te handelen?

Dit is misschien wel de moeilijkste positie waarin je als vertrouwenspersoon kunt belanden. In deze blog lees je hoe je kunt omgaan met structurele problemen, zonder jezelf of je neutraliteit te verliezen.

Als de organisatie zelf onveilig is

Een cultuur waarin ongewenst gedrag wordt gedoogd of zelfs beloond, is geen uitzondering. Denk aan organisaties waar prestaties alles overheersen, waar grensoverschrijdend gedrag wordt weggewuifd als ‘karakter’, of waar het melden van misstanden leidt tot subtiele uitsluiting.

Medewerkers in zulke systemen voelen zich vaak machteloos. Maar ook jij als vertrouwenspersoon kunt je op dat moment gevangen voelen tussen loyaliteit aan de organisatie en je verantwoordelijkheid richting de melders. Het is dan cruciaal om je te heroriënteren op je kernwaarden: onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.

Herken de signalen van structureel falen

Soms begint het met kleine signalen die zich langzaam opstapelen. Je hoort dezelfde geluiden uit verschillende hoeken van de organisatie: klachten over dezelfde leidinggevende, structureel grensoverschrijdende grappen in bepaalde teams, medewerkers die zeggen “meld het maar niet, want het helpt toch niets”.

Als je merkt dat meldingen blijven terugkomen, dat leidinggevenden defensief reageren, of dat HR jouw signalen negeert, dan kun je ervan uitgaan dat er sprake is van een structureel probleem.

Dat betekent: het zit niet alleen in mensen, maar ook in patronen. In stiltes, in ontkenning, in routines die ongewenst gedrag normaliseren.

Jouw rol als vertrouwenspersoon bij systeemfalen

Juist in deze situaties ben je meer dan een luisterend oor. Je bent een belangrijke schakel in het zichtbaar maken van dat wat anders onder de oppervlakte blijft.

Maar dat vraagt om moed, en om strategisch denken. Je kunt het systeem niet in je eentje veranderen, maar je kunt wel bijdragen aan bewustwording en beweging.

Dit kun je doen:

• Verzamel en bundel signalen, geanonimiseerd en thematisch.

• Gebruik je jaarverslag om structurele zorgen krachtig te benoemen.

• Zoek bondgenoten binnen én buiten de organisatie.

• Bespreek je positie in intervisie of met een externe supervisor.

• Leg (schriftelijk) vast wat je signaleert en wat je onderneemt.

Escaleren: wanneer en hoe?

Soms is het nodig om een stap verder te gaan. Bijvoorbeeld wanneer melders keer op keer schade ondervinden na het doen van een melding. Of als er geen actie wordt ondernomen bij serieuze klachten.

In zulke situaties kun je overwegen om — met instemming van de melder — het probleem te escaleren. Dat kan binnen de organisatie (bijvoorbeeld via een bestuurder of raad van toezicht), of daarbuiten (bijvoorbeeld via een externe vertrouwenspersoon, vakbond, of toezichthouder).

Het belangrijkste hierbij is dat je niet overhaast handelt. Escaleren vraagt om zorgvuldigheid, timing en het betrekken van de juiste mensen. Bespreek altijd eerst de mogelijke gevolgen met de melder.

Grenzen aan jouw verantwoordelijkheid

Als vertrouwenspersoon ben je verantwoordelijk voor je eigen handelen, maar niet voor de keuzes die anderen maken. Het is belangrijk om dit goed voor ogen te houden.

Jij kunt signaleren, adviseren en begeleiden. Maar je kunt geen beleid afdwingen, geen managers vervangen, en geen cultuurverandering forceren. Als je merkt dat je dit wél probeert, bestaat het risico dat je uitgeput of cynisch raakt.

Zorg daarom goed voor jezelf. Blijf reflecteren. Wat is van mij, en wat is van de organisatie? Waar eindigt mijn invloed, en waar begint mijn eigenwaarde?

Je staat niet alleen

Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Steeds meer vertrouwenspersonen vinden steun in intervisiegroepen, netwerken of bij externe coaches.

Ook kun je samen optrekken met andere actoren binnen de organisatie, zoals de ondernemingsraad, de preventiemedewerker of een externe adviseur. Als meerdere professionals hetzelfde signaleren, sta je sterker.

Daarnaast kun je als organisatie leren van externe audits of cultuurmetingen. Die maken blinde vlekken zichtbaar en geven je taal om het gesprek aan te gaan, ook als dat spannend is.

Integriteit is niet afhankelijk van de organisatie

Een systeem dat niet functioneert, kan je moedeloos maken. Maar juist dan is jouw rol van onschatbare waarde. Niet omdat je alles oplost, maar omdat je ruimte biedt. Omdat je luistert waar anderen zwijgen. En omdat je mensen herinnert aan wat normaal zou moeten zijn.

Vertrouw op je professionaliteit. Op je oordeel. En op je vermogen om in moeilijke omstandigheden mens te blijven.