Meldregeling verplicht, klachtenregeling niet: zo zit het juridisch
Een interne meldregeling voor misstanden is wettelijk verplicht voor werkgevers met vijftig of meer werkzame personen, maar een klachtenregeling voor ongewenste omgangsvormen is dat in private organisaties niet. Die scheve situatie volgt uit de Wet bescherming klokkenluiders aan de ene kant en de open geformuleerde zorgplicht van de Arbowet aan de andere kant. Het CAOP wijst er terecht op dat veel organisaties daardoor werken met een stelsel dat deels verplicht en deels vrijwillig is ingericht. Voor klachtencommissieleden en HR-professionals is dat krachtenveld dagelijkse realiteit. In deze blog leg ik uit hoe de twee regimes zich tot elkaar verhouden en waarom het gat in de wet geen reden is om een klachtenregeling achterwege te laten.
Wat de Wet bescherming klokkenluiders verplicht stelt
De Wet bescherming klokkenluiders verplicht werkgevers met vijftig of meer werkzame personen om een interne meldprocedure te hebben voor vermoedens van misstanden. De wet stelt concrete eisen aan die procedure: de melder moet binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging krijgen en binnen drie maanden informatie over de beoordeling van de melding. De identiteit van de melder moet vertrouwelijk blijven, tenzij de melder instemt met bekendmaking. En de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de regeling. Het Huis voor Klokkenluiders houdt toezicht en biedt melders advies en ondersteuning.
Het begrip misstand is daarbij afgebakend. Het gaat om schendingen van wettelijke voorschriften of gevaar voor het maatschappelijk belang, bijvoorbeeld voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, en om schendingen van Unierecht. Een conflict tussen twee collega's valt daar in beginsel niet onder. Structureel ongewenst gedrag kan er wél onder vallen, bijvoorbeeld wanneer een patroon van intimidatie het maatschappelijk belang raakt of wanneer de werkgever stelselmatig zijn arboverplichtingen schendt. Die grens is in concrete zaken lang niet altijd scherp. Juist daarom moet degene die triage doet beide regimes kennen.
De wet bevat bovendien een benadelingsverbod dat verder reikt dan veel mensen denken. Melders van misstanden mogen tijdens en na de behandeling van hun melding niet worden benadeeld, en de bewijslast ligt bij de werkgever: die moet aantonen dat een nadelige maatregel niets met de melding te maken heeft. Dat is een fundamenteel andere positie dan die van een klager in een klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen, die zo'n wettelijke bescherming grotendeels moet missen. Voor de praktijk betekent dit dat de kwalificatie van een zaak als melding of als klacht directe gevolgen heeft voor de rechtsbescherming van de betrokkene. Dat besef ontbreekt nog te vaak.
Waarom de klachtenregeling toch niet vrijblijvend is
Dat een klachtenregeling ongewenst gedrag geen algemene wettelijke plicht is, betekent niet dat je er zonder kunt. De Arbowet verplicht werkgevers tot beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting, en dat beleid moet aantoonbaar en doeltreffend zijn. De SER noemt een klachtenregeling en een klachtencommissie of gelijkwaardig alternatief uitdrukkelijk als onderdelen van behoorlijk beleid. De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst bij inspecties of het PSA-beleid meer is dan een papieren werkelijkheid. Een werkgever zonder klachtroute heeft bij een incident weinig uit te leggen dat overtuigt.
Ook civielrechtelijk telt de klachtenregeling zwaar. Bij een arbeidsconflict of ontslagzaak na een integriteitskwestie kijkt de rechter naar de zorgvuldigheid van de gevolgde procedure. Een werkgever die zonder deugdelijk onderzoek en zonder hoor en wederhoor sancties oplegt, loopt een reëel risico dat die sancties geen stand houden. Omgekeerd kan een klager die geen behoorlijke klachtroute kreeg aangeboden, de werkgever verwijten dat die zijn zorgplicht heeft geschonden. Een goed ingerichte klachtencommissie is daarmee ook een vorm van risicobeheersing. Wie dat cynisch vindt klinken, mag het ook gewoon behoorlijk werkgeverschap noemen.
Bij de overheid ligt het overigens anders dan in het bedrijfsleven. Voor het Rijk bestaat een uitgewerkte structuur met een extern meldpunt integriteitsschendingen en ongewenst gedrag en per klacht een commissie met een voorzitter en twee leden. Veel gemeenten en provincies werken met vergelijkbare, soms gezamenlijke constructies. Die overheidspraktijk fungeert in de private sector vaak als referentiekader voor wat zorgvuldig is. Wie een eigen regeling opstelt, doet er verstandig aan die publieke standaarden als ijkpunt te gebruiken.
Werken in een half verplicht stelsel
Het gevolg van deze wetgeving is dat klachtencommissieleden opereren in een stelsel waarvan de ene helft strak genormeerd is en de andere helft door de organisatie zelf is vormgegeven. De meldregeling voor misstanden kent wettelijke termijnen en waarborgen, de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen ontleent haar gezag aan de kwaliteit van de eigen regeling. Dat stelt hoge eisen aan die regeling: definities, termijnen, ontvankelijkheidseisen, de positie van partijen en de status van het advies moeten er ondubbelzinnig in staan. Een vage regeling levert in elke zaak discussie op over de spelregels. Die discussie gaat dan ten koste van de inhoud.
Voor de samenwerking tussen functionarissen is het onderscheid net zo belangrijk. De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, de vertrouwenspersoon integriteit, het meldpunt en de klachtencommissie hebben elk een eigen wettelijke of interne grondslag. Een zaak kan gedurende de rit van kleur verschieten, bijvoorbeeld wanneer uit een klacht over pesten een vermoeden van een bredere misstand naar voren komt. Op dat moment moet de commissie weten wanneer zij moet doorverwijzen en aan wie. Regel die overdrachtsmomenten vooraf, want tijdens een lopende zaak improviseren gaat vrijwel altijd mis.
Stand van zaken per juli 2026: de meldregeling voor misstanden is wettelijk verplicht voor werkgevers met vijftig of meer werkzame personen, een klachtenregeling ongewenst gedrag is dat in de private sector niet, en het wetsvoorstel voor de verplichte vertrouwenspersoon ligt nog bij de Eerste Kamer. Organisaties die hun stelsel nu op orde brengen, lopen dus vooruit op regelgeving die de lat alleen maar hoger gaat leggen. Mijn advies is om beide routes in samenhang te ontwerpen, met één helder toegangspunt voor werknemers. Het maakt de drempel lager en de afhandeling beter. En het scheelt de klachtencommissie veel ontvankelijkheidsdiscussies.
Twee regimes naast elkaar
Voor de norm geldt een duidelijk verschil. Een misstandmelding valt onder de Wet bescherming klokkenluiders, die voor werkgevers met vijftig of meer werkzame personen een interne meldprocedure verplicht stelt. Een klacht over ongewenst gedrag valt onder de open zorgplicht van de Arbowet, die beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting eist maar geen specifieke klachtenregeling voorschrijft. Het eerste regime is dus wettelijk dichtgetimmerd, het tweede ontleent zijn gezag aan de kwaliteit van de eigen regeling. Dat verschil in grondslag werkt door in alles wat erna komt.
Ook de procedure verschilt. Bij een misstandmelding gelden wettelijke termijnen: een ontvangstbevestiging binnen zeven dagen en informatie over de beoordeling binnen drie maanden, met vertrouwelijke behandeling van de identiteit van de melder. Bij een klacht over ongewenst gedrag bepaalt de organisatie zelf de procedure, die in de praktijk draait om ontvankelijkheid, hoor en wederhoor en een gemotiveerd advies aan het bevoegd gezag. De melder van een misstand kan vaak vertrouwelijk of anoniem melden; de klager over ongewenst gedrag moet zijn klacht op naam en concreet indienen, omdat de beklaagde zich anders niet kan verweren.
Het grootste verschil zit in de bescherming. De klokkenluiderswet kent een benadelingsverbod met omgekeerde bewijslast: de werkgever moet aantonen dat een nadelige maatregel niets met de melding te maken heeft. Voor de klager over ongewenst gedrag bestaat zo'n specifieke wettelijke bescherming niet; die moet het hebben van algemene leerstukken als goed werkgeverschap en het victimisatieverbod bij discriminatie. De kwalificatie van een zaak als misstand of als klacht bepaalt daarmee rechtstreeks welke rechtsbescherming de betrokkene geniet. Voor niet-juristen is dit het punt om te onthouden: dezelfde gebeurtenis kan onder een verschillend regime vallen, met verschillende gevolgen voor de melder.
Dit moet je onthouden
• Een interne meldregeling voor misstanden is wettelijk verplicht vanaf vijftig werkzame personen; een klachtenregeling ongewenst gedrag is in de private sector niet apart verplicht.
• Een klachtenregeling is via de Arbowet-zorgplicht en het civiele recht feitelijk toch onmisbaar voor deugdelijk PSA-beleid.
• Misstandmeldingen en klachten ongewenst gedrag vallen onder verschillende regimes, met verschil in norm, procedure en bescherming, ook als casussen soms overlappen.
Vraag voor je eigen praktijk: Weet degene die bij jullie triage doet precies wanneer een zaak onder de klokkenluidersregeling valt en wanneer onder de klachtenregeling?
Onze training gebruikt de publieke standaarden van Rijk en decentrale overheid als referentie. Meer over de cursussen klokkenluidersregeling en klachtencommissie op complianceinsightsacademy.nl of via info@complianceinsights.academy.