7 vragen over het combineren van je vertrouwensrol met een andere functie
Wat als je ook HR doet? Of teamleider bent?
Je herkent het misschien: je bent niet alleen vertrouwenspersoon binnen je organisatie, maar hebt ook een andere functie, zoals HR-adviseur of teamleider. Op papier lijkt dat efficiënt — je bent al betrokken bij personeel en organisatie. Maar in de praktijk kan die dubbele rol behoorlijk ingewikkeld zijn.
Want hoe houd je je werk als vertrouwenspersoon gescheiden van je andere verantwoordelijkheden? Wat als je signalen krijgt over een collega waar jij leiding aan geeft? En hoe ga je om met het wantrouwen dat je soms ontmoet, juist omdat je meerdere petten draagt?
In deze blog beantwoorden we zeven veelgestelde vragen van vertrouwenspersonen die hun rol combineren met een andere functie. Praktisch, eerlijk en met oog voor de dilemma’s waar je dagelijks mee te maken hebt.
Vraag 1: Kan ik überhaupt vertrouwenspersoon én HR/teamleider zijn?
Het korte antwoord is: ja, het kan — maar niet zonder risico's. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om bestaande medewerkers, zoals HR-professionals of teamleiders, op te leiden tot vertrouwenspersoon. Dat heeft voordelen: je kent de organisatie, de cultuur en de mensen. Maar er zit ook een schaduwkant aan.
De kern van de rol van vertrouwenspersoon is onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid. Als je tegelijkertijd verantwoordelijk bent voor verzuimbeleid, functioneren of het oplossen van conflicten, kunnen die rollen elkaar gaan bijten. Medewerkers kunnen zich afvragen: “Met wie praat ik nu eigenlijk? De vertrouwenspersoon of de leidinggevende die mijn beoordeling schrijft?”
Hoewel deze combinatie de nodige uitdagingen met zich meebrengt, is het niet onmogelijk. Belangrijk is dat je als vertrouwenspersoon én als organisatie bewust bent van deze dubbele rol. Stel duidelijke kaders op, communiceer die helder, en wees transparant over wat je wel en niet kunt doen binnen je rol.
Een goede richtlijn? Als er (te veel) belangenverstrengeling is, zorg dan voor een back-up: een collega-vertrouwenspersoon of een externe oplossing voor meldingen waarbij jij zelf betrokken bent.
Vraag 2: Hoe bewaak ik de vertrouwelijkheid als ik ook leidinggevende ben?
Vertrouwelijkheid is het fundament van jouw rol als vertrouwenspersoon. Maar wat als je in je andere functie informatie krijgt die je niet zomaar kunt negeren — bijvoorbeeld over ongewenst gedrag binnen je eigen team?
Het is belangrijk dat je van tevoren helder communiceert over je dubbele rol. Leg uit dat je als vertrouwenspersoon gebonden bent aan geheimhouding, maar dat er situaties kunnen zijn waarin je je andere pet niet kunt afzetten. Denk aan meldingen waarbij je zelf onderdeel bent van de hiërarchische lijn of waarbij jouw andere rol juridische of beleidsmatige acties vereist.
Een praktische aanpak:
Stel grenzen vooraf. Benoem expliciet in gesprekken welke rol je op dat moment hebt.
Wees transparant over je positie. Als je twijfelt of je het gesprek kunt voeren als vertrouwenspersoon, bespreek dat eerlijk.
Werk met doorverwijzing. Als je belangenverstrengeling vermoedt, verwijs dan direct door naar een collega-vertrouwenspersoon of een externe partij.
Vraag 3: Wat als ik signalen krijg over mijn ‘eigen’ team of afdeling?
Dit is misschien wel het lastigste scenario voor vertrouwenspersonen met een leidinggevende of HR-rol: een collega komt bij jou met een melding over iemand uit jouw eigen team.
De eerste stap is erkenning: je kunt dit gesprek niet onafhankelijk voeren. Zelfs al wil je het goed doen, de schijn van belangenverstrengeling is er al. En dat ondermijnt het vertrouwen — in jou én in de organisatie.
In zo’n geval geldt: wees eerlijk en professioneel. Leg uit waarom je het gesprek niet verder kunt voeren en verwijs door naar een andere vertrouwenspersoon.
Een voorbeeldzin:
“Ik hoor dat dit gaat over een situatie waarin ik als leidinggevende ook betrokken ben. Om jouw verhaal echt veilig te kunnen bespreken, stel ik voor dat een andere vertrouwenspersoon dit verder oppakt. Ik help je graag met die doorverwijzing.”
Vraag 4: Hoe reageer ik op kritiek over mijn dubbele pet?
Reacties als “Je kunt toch niet neutraal zijn” of “Jij zit hier namens het management” kunnen hard aankomen. Als vertrouwenspersoon met een tweede rol krijg je soms te maken met wantrouwen, weerstand of zelfs micro-agressies.
Belangrijk is dat je deze reacties niet persoonlijk opvat, maar ziet als een signaal: er is behoefte aan duidelijkheid en vertrouwen. Wat helpt:
Blijf rustig en professioneel.
Erken dat je meerdere rollen hebt, maar benadruk de afspraken die je daarover maakt.
Zoek steun bij collega-vertrouwenspersonen of in intervisiegroepen.
Transparantie en herhaling zijn hier je kracht. Hoe vaker je uitlegt wat jouw rol wél en níét is, hoe meer vertrouwen je opbouwt.
Vraag 5: Kan ik onafhankelijk en neutraal blijven in beide rollen?
Onafhankelijkheid is niet alleen een kwestie van structuur, maar ook van houding. Als vertrouwenspersoon wordt er van je gevraagd dat je met open vizier luistert, zonder oordeel. Maar als je ook beleid uitvoert of leiding geeft, vraagt dat een andere mindset.
Wat helpt is rolbewustzijn. Stel jezelf regelmatig de vraag: “Vanuit welke rol spreek ik nu?” Neem ook tijd voor reflectie of intervisie, zodat je bewust kunt omgaan met de grenzen tussen je rollen. En wees eerlijk tegen jezelf: als het niet lukt om neutraal te blijven, is het tijd om iemand anders in te schakelen.
Vraag 6: Wanneer moet ik escaleren of doorverwijzen?
Je hoeft als vertrouwenspersoon niet alles zelf op te lossen. Sterker nog: in sommige gevallen mag je dat niet eens proberen. Als jouw eigen positie in het geding komt, of als er juridische stappen nodig zijn, is het essentieel om door te verwijzen.
Bespreek vooraf met je organisatie wat je mandaat is en wie jouw achtervang is. Dat geeft rust — zowel voor jou als voor de melder.
Vraag 7: Wat helpt mij om deze combinatie vol te houden?
Een dubbele rol kan veel van je vragen. Je wisselt voortdurend van perspectief en draagt verantwoordelijkheid op meerdere fronten. Om dit vol te houden, zijn drie dingen belangrijk:
Zorg voor jezelf. Neem je eigen grenzen serieus.
Zoek steun. Bijvoorbeeld via intervisie, coaching of een sparringpartner.
Blijf leren. De wereld van integriteit, gedrag en cultuur verandert snel — blijf jezelf ontwikkelen.
De kracht van duidelijkheid
Het combineren van je vertrouwensrol met een andere functie is uitdagend, maar niet onmogelijk. Duidelijkheid — over je rol, je grenzen en je keuzes — is daarbij je sterkste instrument. Laat mensen weten wat ze van je kunnen verwachten. En weet zelf wanneer je een stap terug moet doen.