Van beleid naar praktijk: hoe maak je een gedragscode levend?

Een gedragscode vormt vaak het fundament van het integriteitsbeleid van een organisatie. Toch blijkt in de praktijk dat veel werknemers het document nauwelijks kennen of het slechts één keer hebben ondertekend bij indiensttreding. Dit leidt ertoe dat de gedragscode vooral als een formaliteit wordt gezien in plaats van een levend document dat richting geeft aan het dagelijks handelen. Wanneer dit gebeurt, verliest de gedragscode zijn waarde en wordt het risico groter dat medewerkers in situaties van twijfel geen houvast ervaren.

Daarnaast bestaat het gevaar dat toezichthouders en externe partijen de organisatie bekritiseren wanneer blijkt dat de gedragscode geen daadwerkelijke rol speelt in de bedrijfscultuur. Een gedragscode die niet wordt toegepast, kan bij incidenten juist tegen de organisatie werken, omdat zichtbaar wordt dat er wel beleid is, maar dat dit beleid geen effect sorteert. Juist daarom is het cruciaal dat de gedragscode niet alleen op papier bestaat, maar ook in de dagelijkse praktijk terugkomt.

Het levend maken van een gedragscode vraagt om een bewuste en structurele aanpak. Het is niet voldoende om enkel regels op te stellen; organisaties moeten actief inzetten op bekendheid, bewustwording en naleving. Dat betekent dat de gedragscode onderdeel moet worden van gesprekken, trainingen en evaluaties, zodat medewerkers begrijpen dat integriteit geen theoretisch concept is, maar een concrete praktijk die hen iedere dag raakt.

Waarom een gedragscode cruciaal is

Een gedragscode geeft duidelijkheid over de waarden en normen die in een organisatie gelden. Het document biedt handvatten voor medewerkers om in hun dagelijkse werk de juiste keuzes te maken, vooral wanneer zij voor lastige dilemma’s staan. Het gaat dus niet alleen om het opsommen van verboden gedragingen, maar juist om het benadrukken van de cultuur die de organisatie nastreeft. Daarmee is de gedragscode zowel een preventief instrument als een signaal naar buiten toe.

Voor toezichthouders, aandeelhouders en samenwerkingspartners is de gedragscode een belangrijk signaal dat de organisatie integriteit serieus neemt. In een tijd waarin reputatieschade snel ontstaat, kan een goed verankerde gedragscode aantonen dat de organisatie niet alleen regels opstelt, maar ook daadwerkelijk handelt naar de normen die zij uitdraagt. Dit draagt bij aan vertrouwen en versterkt de geloofwaardigheid van de organisatie.

Ook voor medewerkers zelf kan een gedragscode een waardevol hulpmiddel zijn. Wanneer zij weten waar de grenzen liggen en welke normen gelden, voelen zij zich zekerder in hun werk. Het voorkomt willekeur en schept duidelijkheid in situaties die anders tot onzekerheid of zelfs conflicten zouden leiden. Een gedragscode biedt dus niet alleen bescherming voor de organisatie, maar ook voor de medewerkers zelf.

Valkuil: de gedragscode blijft in de la liggen

Een veelgehoorde klacht is dat de gedragscode na ondertekening verdwijnt in een la of op een intranetpagina die nooit meer wordt geraadpleegd. In zo’n situatie functioneert de gedragscode louter als een formaliteit en heeft deze geen enkele invloed op gedrag en cultuur. Het gevolg is dat medewerkers niet weten wat er van hen verwacht wordt en dat normen in de praktijk vervagen.

Het risico hiervan is groot, want juist op momenten van twijfel of bij integriteitsincidenten blijkt hoe belangrijk duidelijke richtlijnen zijn. Als medewerkers niet vertrouwd zijn met de gedragscode, wordt de kans groter dat zij verkeerde keuzes maken of nalaten te handelen waar dat wel noodzakelijk was. Dit kan leiden tot klachten, onderzoeken of zelfs juridische procedures, die allemaal voorkomen hadden kunnen worden door een actieve toepassing van de gedragscode.

Bovendien tast een gedragscode die niet wordt nageleefd het vertrouwen van medewerkers aan. Zij zien het document dan als iets dat slechts voor de vorm is opgesteld, zonder echte betekenis. Dat kan leiden tot cynisme en tot een cultuur waarin regels minder serieus worden genomen. Het levend houden van de gedragscode is daarom niet alleen een kwestie van naleving, maar ook van geloofwaardigheid en vertrouwen binnen de organisatie.

Strategie 1: Maak de gedragscode concreet

Een gedragscode die uitsluitend bestaat uit abstracte regels en algemene begrippen, spreekt weinig tot de verbeelding. Medewerkers hebben behoefte aan duidelijke richtlijnen die zij kunnen koppelen aan hun eigen werkpraktijk. Het opnemen van voorbeelden en scenario’s helpt om de regels concreet te maken en begrijpelijk te vertalen naar de dagelijkse praktijk. Denk bijvoorbeeld aan een concreet geschenkbeleid of aan duidelijke richtlijnen bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast kunnen organisaties ervoor kiezen om casuïstiek uit de eigen praktijk in de gedragscode te verwerken. Dit vergroot de herkenbaarheid en laat zien dat de organisatie de werkelijkheid van haar medewerkers begrijpt. Door situaties te beschrijven die daadwerkelijk kunnen voorkomen, wordt de gedragscode een praktisch hulpmiddel in plaats van een theoretisch document. Dit versterkt niet alleen de naleving, maar ook de betrokkenheid van medewerkers.

Het is daarbij van belang dat de gedragscode in begrijpelijke taal is opgesteld. Te veel juridisch jargon maakt het document ontoegankelijk, waardoor medewerkers afhaken. Door te kiezen voor duidelijke, toegankelijke formuleringen wordt de kans groter dat de gedragscode wordt gelezen en begrepen. Dat bevordert niet alleen de naleving, maar ook het draagvlak binnen de organisatie.

Strategie 2: Veranker de gedragscode in de organisatie

Een gedragscode krijgt pas betekenis wanneer deze regelmatig terugkomt in de organisatie. Het volstaat niet om het document enkel bij indiensttreding te laten ondertekenen. Integendeel: de gedragscode moet een vast onderdeel zijn van trainingen, teamvergaderingen en beoordelingsgesprekken. Op die manier blijft de inhoud levend en actueel.

Leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol. Wanneer zij zelf het goede voorbeeld geven en regelmatig verwijzen naar de gedragscode, zien medewerkers dat de regels daadwerkelijk belangrijk zijn. Het bespreekbaar maken van dilemma’s en het erkennen van lastige situaties draagt bij aan een cultuur waarin de gedragscode niet wordt ervaren als opgelegd, maar als gedeelde verantwoordelijkheid.

Ook HR en compliance-afdelingen hebben hierin een taak. Zij kunnen de gedragscode onder de aandacht brengen bij interne communicatie en medewerkers actief betrekken bij de inhoud. Door feedback te vragen en periodiek te evalueren of de gedragscode nog aansluit bij de praktijk, blijft het document relevant. Zo ontstaat een dynamische gedragscode die meebeweegt met de organisatie en haar omgeving.

Strategie 3: Monitor en handhaaf naleving

Het naleven van een gedragscode vraagt om meer dan alleen bewustwording: er moet ook toezicht zijn op naleving. Zonder duidelijke handhaving wordt de gedragscode al snel vrijblijvend. Het is daarom noodzakelijk dat organisaties heldere procedures hebben voor meldingen en dat medewerkers weten bij wie zij terecht kunnen. De rol van vertrouwenspersonen en klachtencommissies is hierbij onmisbaar.

Daarnaast moet de organisatie duidelijk communiceren dat overtredingen consequenties hebben. Het zichtbaar sanctioneren van normoverschrijdend gedrag versterkt het signaal dat integriteit serieus genomen wordt. Tegelijkertijd is het belangrijk om eerlijk en zorgvuldig om te gaan met meldingen, zodat medewerkers ervaren dat hun zorgen serieus worden genomen. Dit bevordert het vertrouwen en stimuleert een cultuur van openheid.

Monitoring kan op verschillende manieren plaatsvinden, bijvoorbeeld door interne audits, cultuuronderzoeken of periodieke evaluaties. Door de naleving structureel te toetsen en te bespreken, laat de organisatie zien dat de gedragscode niet alleen een formeel document is, maar daadwerkelijk een leidraad vormt. Dit draagt bij aan de duurzaamheid en effectiviteit van het integriteitsbeleid.

Afsluiting

Een gedragscode is pas effectief wanneer deze niet in een la blijft liggen, maar daadwerkelijk wordt toegepast in de praktijk. Dat vraagt om concrete voorbeelden, actieve verankering in de organisatie en duidelijke handhaving. Alleen dan ontstaat er een cultuur waarin integriteit en compliance meer zijn dan mooie woorden op papier.

Voor organisaties betekent dit dat zij voortdurend aandacht moeten besteden aan de bekendheid en toepassing van de gedragscode. Het document moet deel uitmaken van gesprekken, trainingen en leiderschap, zodat het niet vergeten wordt maar daadwerkelijk richting geeft aan gedrag. Zo draagt de gedragscode bij aan vertrouwen, geloofwaardigheid en een veilige werkcultuur.

Wil je weten hoe jouw organisatie een gedragscode levend kan maken en effectief kan inzetten? Neem dan deel aan de trainingen van Compliance Insights Academy, waarin wij organisaties ondersteunen bij het ontwikkelen, implementeren en verankeren van integriteitsbeleid.