Help, ik krijg geen meldingen – doe ik iets fout?

De stilte kan ontmoedigend aanvoelen. Je hebt je rol als vertrouwenspersoon opgelegd gekregen of met enthousiasme omarmd, maar merkt dat collega’s niet bij je komen met hun zorgen. Je vraagt je af: doe ik iets verkeerd?

Deze stilte kan meerdere oorzaken hebben. Misschien is je rol nog te onbekend. Of voelt de functie voor medewerkers nog te ‘eng’ — het roept associaties op met problemen en confrontaties. Soms betekent het echter gewoon dat er op dit moment niemand worstelt met zaken die gemeld willen worden.

Toch is stilte niet per definitie negatief. Het kan ook een signaal zijn dat werknemers zich veilig voelen en geen issues ervaren. Het is daarom belangrijk om te onderzoeken: gaat het echt mis, of ben je juist een vertrouwd, stil baken?

Mogelijke oorzaken

1. Onbekendheid van je rol
Je bent misschien benoemd, maar is de boodschap ook helder overgekomen? Hebben medewerkers een helder beeld van wat ze bij jou kunnen bespreken? Vaak is het slechts een kwestie van zichtbaarheid: zonder duidelijke communicatie blijft je rol onbekend.

2. Wantrouwen of onbegrip
Soms klinkt anonieme melding kostbaar en complex, is er angst voor repercussies. Als iemand in het verleden een melding deed en niks merkte, kan dat wantrouwen zaaien. Zo ontstaat een vicieuze cirkel: niemand meldt, dus jij krijgt geen zicht op problemen, en niemand ontwikkelt vertrouwen in jouw rol.

3. Stiller dan stil — gewoon geen issues
Niet altijd is stilte zorgelijk. In kleine, hechte teams waarin weinig spanningen zijn, kan stilte ook een goed teken zijn. Toch is het verstandig om dit expliciet uit te spreken tijdens gesprekken: de stilte zegt niets over of je wel of niet nodig bent.

Concrete handvatten

Communicatieplan opzetten
Ga actief en creatief de organisatie in. Denk aan posters, intranetberichten, team-presentaties. Leg uit wie je bent, wat je rol is, en geef een aantal herkenbare voorbeelden. Zo creëer je concrete associatie en herkenning.

Spreekuren en rondetafelgesprekken
Bied laagdrempelige momenten, zoals een wekelijks spreekuur of rondetafelgesprek. Organiseer bijvoorbeeld een “koffie-gesprek” in de kantine om informele contacten te leggen. Deze bijeenkomsten laten je gezicht zien — en daarmee ook jouw bereikbaarheid.

Samenwerking met sleutelfiguren
Zoek de verbinding met HR, OR, teamleiders of zelfs schoonmakers. Zij vormen jouw ambassadeurs. Laat hen jouw rol bespreken met collega’s, organiseer gezamenlijke workshops of info-stands. Zo groeit je netwerk en daarmee je bereik.

Vertrouwen opbouwen via zichtbare interventies

Succesverhalen delen
Anoniem, natuurlijk, maar wel krachtig. Deel een case waarin een melding heeft geleid tot verbetering: een veiligere werkomgeving, meer dialoog of structurele aanpassing. Zo zien collega’s dat er échte impact is.

Intervisie en casuïstiek-bijeenkomsten
Laat medewerkers zien dat je er bent voor hen — ook zonder direct aanleiding. Bied sessies aan waarin je verduidelijkt wat er wél bij jou landt en hoe je ermee omgaat. Deze transparantie werkt verbindend.

Gebruik van data en statistieken
In samenspraak met HR kun je (anoniem) inzichten delen over meldpatronen binnen de organisatie. Dit biedt medewerkers een bredere context en legitimeert het bestaan van jouw rol.

Omgaan met stilte

Zelfreflectie
Stel jezelf regelmatig vragen: ben ik zichtbaar genoeg? Werk ik actief aan vertrouwen? Soms helpt het een spiegel voor te houden — bij jezelf, maar ook bij je organisatie.

Erken stiltes uitspreken
Zeg hardop: “Ik krijg weinig meldingen — betekent dat dat er niets aan de hand is of dat men mij nog niet kent?” Deze uitnodiging tot gesprek op microniveau kan ruimte bieden voor nieuwe contacten.

Volhouden
Verandering kost tijd. Blijf investeren, ook als je lang niks hoort. Rust is geen reden tot stoppen, maar een kans om je aanpak te evalueren en bij te sturen.