Grenzen aan beschikbaarheid: hoe bereikbaarheid de onafhankelijkheid kan ondermijnen

De moderne vertrouwenspersoon leeft in een tijd van permanente bereikbaarheid. Medewerkers kunnen mailen, appen of videobellen, en verwachten vaak directe respons. Dat lijkt betrokken en laagdrempelig, maar brengt een nieuw risico met zich mee: de vervaging van professionele grenzen.

Altijd bereikbaar zijn kan de onafhankelijkheid en effectiviteit van de vertrouwenspersoon ondermijnen. Want wie voortdurend “aan” staat voor anderen, loopt het gevaar de eigen rust en oordeelsvermogen te verliezen. In de basis vraagt vertrouwenswerk om aandacht, niet om haast.

Bereikbaarheid moet daarom worden onderscheiden van beschikbaarheid. Beschikbaar zijn betekent dat medewerkers weten hoe en wanneer ze contact kunnen opnemen, en dat de vertrouwenspersoon betrouwbaar reageert. Bereikbaar zijn betekent 24 uur per dag paraat staan – en dat is niet professioneel, maar onhoudbaar.

Een vertrouwenspersoon die midden in de nacht een appbericht ontvangt van een emotionele melder, voelt misschien de neiging om direct te reageren. Maar het professioneel juiste antwoord kan zijn: “Ik begrijp dat dit moeilijk is. Laten we morgen een rustig moment plannen.” Zo blijft de vertrouwenspersoon nabij zonder in de rol van privéhulpverlener te schieten.

Ook organisaties hebben hierin een verantwoordelijkheid. Zij moeten duidelijke afspraken maken over hoe de vertrouwenspersoon bereikbaar is en welke verwachtingen realistisch zijn. In grotere instellingen kan een roulerend systeem of een externe back-up voorkomen dat één persoon overbelast raakt.

Bovendien heeft voortdurende bereikbaarheid invloed op de perceptie van onafhankelijkheid. Een vertrouwenspersoon die te zichtbaar onderdeel wordt van het dagelijkse communicatienetwerk – voortdurend aanwezig in groepsapps of online vergaderingen – loopt het risico gezien te worden als collega in plaats van als onafhankelijke functionaris.

Onafhankelijkheid vereist soms juist relatieve onzichtbaarheid: de ruimte om te observeren, te reflecteren en te handelen zonder sociale druk.

In de gedragscode van de LVV wordt expliciet verwezen naar de noodzaak van professionele distantie. Dat geldt niet alleen voor inhoudelijke betrokkenheid, maar ook voor communicatieve nabijheid.

De balans is delicaat: te weinig beschikbaarheid tast vertrouwen aan, te veel beschikbaarheid tast professionaliteit aan. De kunst is om duidelijk te zijn over grenzen – zowel naar melders als naar de organisatie. Transparantie voorkomt teleurstelling en beschermt het evenwicht tussen betrokkenheid en onafhankelijkheid.

In de kern is bereikbaarheid geen bewijs van toewijding, maar een kwestie van organisatie. De vertrouwenspersoon die zorgvuldig plant, rust neemt en eigen grenzen bewaakt, vergroot zijn effectiviteit. Want alleen wie zichzelf kan begrenzen, kan anderen echt ruimte geven.